Microsoft Outlook II

Teslim Seçenekleri:

Bu Tarihten Önce Teslim Etme
İletinin kesin teslim edileceği tarihi bildirir. İleti daha önceden gönderilse bile alıcı bu tarihten önce iletiyi göremez.

Son Geçerlilik Tarihi
Alıcının iletiyi okuyabileceği son tarihtir, bu tarihten sonra iletinin iletiyi okuyamaz.

İzleme Seçenekleri
Bu İletinin Ne Zaman Teslim Edildiğini Bildir
İletinin karşı tarafa ne zaman edildiğini bildiren Teslim Bilgisi alınır.
Bu İletinin Ne Zaman Okunduğunu Bildir
İletinin okunduğunu bildiren okundu Bilgisi alınır.

Senaryo:
Ahmet Bey, Pazartesi günü haftalı iş planı yapanken Çarşamba günü yapılacak toplantı için toplantı saati ve yeri hakkında arkadaşlarından onay almak ister.

1. Ahmet Bey, Outlook simgesine çift tıklayarak Outlook programını başlatır.
2. Outlook çubuğundan Gelen Kutusu'na tıklar (Aynı zamanda gelen mesajlarını da kontrol edebilir.)
3 Standart Araç çubuğundan Yeni Posta-İletisi düğmesine tıklar ve boş bir posta ileti formu açar.
4. Kime,Konu ve İleti alanına gerekli metin ve adresleri yazar.
5. Seçenekler sekmesine tıklar.
6. Oylama Düğmelerini Kullan seçeneğini seçerek, Uygun, Uygun Değil metinlerini yazar. (Bunlar karşı tarafta düğme olarak görüntülenecektir)
7. Teslim Seçeneklerinden, Bu tarihten önce teslim etme onay kutusunu işaretler ve uygun olan tarihi yazar. (Aynı gün içersinde cevap istenen iletilerde kullanılmaz)
8. Son Geçerlilik Tarihi onay kutusunu işaretleyerek iki gün sonrasının tarihini girer.
9. İzleme seçeneklerinden Bu iletinin ne zaman teslim edildiğini bildir onay kutusunu işaretler.
10. Bu iletinin ne zaman okunduğunu bildir Onay kutusunu işaretler
Böylece hazırladığı ileti çarşamba gününe kadar geçerli olup arkadaşlarına ne zaman teslim edildiğini ve de hangi arkadaşının okuyup okumadığını öğrenecektir.

Senaryo :
Ahmet Bey, dün akşam yapılan genel kurul toplantısının sonuçlarını şirket çalışanlarının tümüne hızlı bir şekilde duyurmak istemektedir. Ahmet Bey, toplantı sonuç raporunu Winword programında yazmıştır ve Winword de yazılmış bir belgenin elektronik-posta aracılığıyla gönderilebileceğini düşünmektedir.

Ahmet Bey, bilgisayarını açar Windows masa üstü görüntülendiğinde fare ile start düğmesine tıklar, start menüsü görüntülenir. Fare ile programlar yazan satırı işaret eder. Bu satır altına gizlenmiş bir alt menü hemen sağ tarafta görüntülenir. Bu yeni görüntülenen menüden winword komutunu seçer, bir süre sonra winword açılır.

Winword açıldıktan sonra Fare ile File komutuna tıklar açılan File menüsünden Send To satırını işaret eder, ikinci bir menü açılır açılan yene menüden Mail Recipient komutunu seçer. Choose Profile iletişim penceresi görüntülenir,
Profile name kutusundan Microsoft Outlook satırını seçer ve OK düğmesine tıklar. Bir süre bekledikten sonra Message penceresi görüntülenir.

Bu pencereden To… düğmesine tıklar Select Names penceresi görüntülenir. Show Names from the kutusundan Global Adres List seçeneğini seçer.
Type Name of Select from list kutusundan listelenmekte olan adlardan uygun olanlarını seçip To.-> düğmesine tıklar. Seçilen adlar Message Recipients kutusuna kopyalanır. Ok düğmesine tıklar. Bu pencere kapanır. Bir önceki pencereye geri döner. Bu pencerede Send düğmesine tıklar.
Ahmet Bey raporları tüm çalışanlara gönderdi.

Senaryo : Bir iletiyi yanıtlamak.
Ahmet Bey Outlook simgesine çift tıklayarak Outlook programını başlatır. Outlook çubuğundan Gelen Kutusu'na tıklayarak kendisine gelen iletileri kontrol etmek istemektedir. Feridun Beyin üretim Hattı Toplantısı iletisini görünce üzerine çift tıklayarak açar ve okur. Daha sonra iletiyi yanıtlamak için

1. Standart araç çubuğundan yanıtla düğmesine tıklar. Kime kutusu kendiliğinden dolu olan bir İleti Formu görüntülenir, bu kısımda Feridun Beyin adresi vardır. Konu kutusunda YNT yazısı vardır. İleti alanına "Sizinle hem fikirim" yazar.

2. Standart Araç Çubuğundaki, Gönder düğmesine tıklar.

N. Outlook Takvimini Kullanmak

Tüm randevularınızı izlemek zor olabilir. Grup toplantısı Perşembe mi, Cuma mı? Saat 10'da mı, 2'de mi? Birçok insan, programlarını izleyebilmek için bir randevu defteri, bir masa takvimi yada bir ajanda kullanır. Microsoft Outlook'ta , Takvimi elektronik bir randevu defteri gibi kullanır. Takvimi randevuları kaydetmek, gelecek randevular için yer ayırmak ve toplantıları elektronik olarak başka insanlarla eşgüdüm içinde ayarlamak için kullanabilirsiniz.

Takvimde aynı anda bir günlük,bir haftalık yada bir aylık randevularınızı görüntüleyebilirsiniz. Değişik projelerdeki ilerlemelerinizi izlemek için bir iş listesi hazırlayabilir, işlerinizi belirli zamanlar için programlayabilir ve bittiklerinde de işaretleyebilirsiniz.


1. Randevuları Ayarlamak

Takvim klasörünü açtığınızda, programınızın varsayılan gün görünümü ekrana gelir. Gün , hafta ve ay görünümleri , programlanmış randevularınızı izlemenize yardımcı olur. Gün görünümünde randevu alanı çizgili bir ajandayı andırır. Her gün, randevuları girebileceğiniz otuzar dakikalık zaman dilimlerine bölünmüştür. Varsayalım ki çalışma günü sekizde başlasın 17 de sona ersin çalışma saatleri dışındaki saatler gölgelenmiş olarak görüntülenir. Hafta ve ay görünümünde randevu alanları bir takvim kılavuzunu andırır.

Tarih gezgini gün ve hafta görünümlerinde randevu alanının sağında yer alır ve tarihten tarihe nasıl geçtiğinize bağlı olarak içinde bulunulan bir önceki yada bir sonraki ayı gösterir. Tarih gezginini farklı tarihlere geçmek için kullanabilirsiniz. Böylece yeni randevular ekleyebilir yada geçmiş randevulara geri dönebilirsiniz.

Kalın tarihler o gün için en az bir randevu olduğunu belirtir. Tarih gezgininin altında , geçerli tarih için belirlenmiş işleri görüntüleyen görev defteri bulunur. Programınıza gelecek toplantıları eklemek istiyorsunuz. Ayrıca görevlerinizle ilgili randevularla karışmayacağına emin olduğunuz bazı özel randevular da ekleyeceksiniz.

Senaryo:
Ahmet Bey, Arkadaşlarıyla bu yıl ki satış stratejilerini belirlemek amacıyla satış stratejisi toplantısı yapmak istemektedir. Toplantı Salı günü 14:30 ile 16:00 arasındaki zaman diliminde yapılacaktır. Bunun için Ahmet Bey, kendisine bir randevu oluşturur.
Outlook çubuğundan Takvim düğmesine tıklayarak Takvim penceresini açar.

1. Standart araç çubuğundan Yeni Randevu düğmesine tıklar ve Yeni Randevu formu görünür.
2. Formda Başlangıç Saati kutusuna toplantının yapılacağı tarih ve saat girilir.
3. Bitiş Saati kutusuna toplantının bitiş tarihi ve saati girilir.
4. Konu kutusuna satış stratejisi toplantısı yazıp sekme tuşuna basar.
5. Konum kutusuna ise toplantının yapılacağı yerin adını - Konferans Odası B- yazar.

Herhangi bir dalgınlığa karşı bu randevu için bir anımsatıcı da hazırlar. Yine aynı pencereden Anımsatıcı onay kutusuna tıklar. Anımsatıcının ne zaman anımsatmaya başlayacağını belirtmek için anımsatıcının açılır liste düğmesine tıklar.

Bu listede randevu saatinden ne kadar süre önce anımsatıcının uyarmaya başlamasını istiyorsa onu seçer. Standart araç çubuğundan sıra ile kaydet, Kapat, düğmelerine tıklar Böylece hazırlamış olduğu Yeni Randevu , randevular listesine eklenir.

Randevu listesinde yeni hazırlanan randevu, başında bir çan resmi ile görüntülenir. Bu çan resmi randevunun , anımsatıcı içerdiğini gösterir.