Microsoft PowerPoint

Microsoft Powerpoint programi ile birlikte slayt gösterilerinde kullanilmak üzere görsel ve isitsel olarak sunu tasarimi gerçeklestirilir. Herhangi bir toplantida veya seminerde kullanilmak üzere konuyu özetleyici bilgi veren sunular bu program ile hazirlanir. Bir sunu belli sayida slaytlardan olusur.

Diger bir ifadeyle her bir ekranini slaytlar olusturur. Bu nedenle sunu olusturmanin temeli sunuda yer alacak slaytlarin yazilmasi ve biçimlenmesidir.

Powerpoint programinda sunu hazirlamak için önce asagidaki 4 seçenekten birinin seçilmesi gerekmektedir;

• Akilli Içerik Sihirbazi: Sunuyu olusturan slaytlarin biçim ve içerik olarak konulara göre hazir olarak yer aldigi ve kullanicilarin aynen veya degistirerek kullanabilecekleri slaytlar hazirlar. Daha profesyonel sunular hazirlamak için kullanilir. Bu seçenek size hazirlanacak sunu hakkinda soru sorarak yardimci olmaya çalisir.

• Tasarim Sablonu: Sunuyu olusturan slaytlarin biçim olarak hazir oldugu ancak içerik ve düzen olarak kullanici tarafindan yaratilacak bir sunu hazirlama yöntemidir.

• Bos Sunu: Dogrudan sunuyu olusturan slaytlarin içerik ve biçim bakimindan kullanici tarafindan hazirlanacagi bir sunu hazirlama yöntemidir. Burada önceden hazirlanmis 24 adet bos sunu vardir. Bu yöntem daha uzun zaman alir ve daha ayrintilidir.

• Varolan Sunuyu Aç: Kullanici tarafindan daha önceden hazirlanan bir sunu açmak için bu seçenek kullanilir.

ANIMASYON

Canlandirma, slayt içinde yer alan metin ve nesneleri belli bir düzende hareket ettirmek ve degisik sesler çikarmaktir. Powerpoint'te canlandirma 2 sekilde yapilir. Birincisi Slayt Gösterisi menüsünde yer alan Önceden Belirlenmis Animasyon seçenegidir. Digeri ise Özel Animasyon seçenegidir. Önceden belirlenmis animasyon seçenegi hazir bir takim etkilerin seçilen slayta uygulanmasidir.

Önceden Belirlenmis Animasyon: Slayt dosyalari üzerindeki islevlerin canlandirilmalarinda bir degisiklik yapmak için kullanilir. Öncelikle hangi nesnenin canlandirilmasi degistirilecekse o nesne seçilir. Daha sonra Slayt Gösterisi menüsünden Önceden Belirlenmis Animasyon seçenegi kullanilir.

Özel canlandirma: Özellikle slayt üzerindeki resimlerin parçalanip hareketlendirilmesi ve daha ayrintili animasyon uygulamak için kullanilir. Özel animasyon uygulamak için Slayt Gösterisi-Özel Animasyon menüsü veya Farenin sag tusu- Özel Animasyon seçenekleri kullanilir. Ayrica Powerpoint sunu dosyalarindaki slayt görüntülerinde ses ve hareket efektleri kazandirmak içinde kullanilir.

Gösteriyi Görüntüleme:

• Slayt gösterisi menüsündeki Gösteriyi Görüntüle seçenegi,

• F5 tusu,

• simgesi

Slayt geçisi: Powerpoint sunulari birden fazla slayt görüntüsü içerebilir. Bu slayt gösterileri arasinda geçisi saglamak için Slayt Gösterisi menüsünde yer alan Slayt Geçisi seçenegi veya Slayt Siralayicisi görünümündeyken farenin sag tusundan da Slayt Geçisi seçenekleri kullanilir. Buradaki Efekt bölümünde slaytlarin arasindaki geçis türü ve zamanlamasi, bunlara ek olarak ses efekti ayarlamasi yapilmaktadir.

Tasarim sablonu uygulamak: Daha önceden hazirlanmis olan standart sunu sablonlarindaki renk ve tasarimlarin çalisilan sunu dosyasi üzerine yansitmak için "Biçim" menüsündeki Tasarim Sablonu Uygula veya Standart Araç çubugundaki Ortak görevler dügmesinde yer alan Tasarim Sablonu Uygula seçenegi kullanilir.

Komut dügmeleri

Powerpoint'te hazirlanan sunu dosyalari üzerine bazi islevleri yerine getirebilmek için komut dügmeleri kullanilabilir. Slayt Gösterisi menüsünde yer alan Komut Dügmeleri seçildiginde buradaki komut dügmelerinden biri seçilebilir.

Bu seçim yapildiktan sonra Komut ayarlari iletisim kutusundan bu dügme için bir islev tanimlamasi yapilir. Bu islev 2 farkli yöntem ile gerçeklestirilebilir. Bunlar fare tiklamasi ve fare ile dügmenin üzerine gidilmesi yöntemleridir. Bu dügmelerle bir program dosyasi çalistirilabilir, slaytlar veya sunular arasinda köprüde kurulabilir.

Zamanlama Provasi

(resim var ) Slaytlar arasinda geçis sürelerini ayarlamak için kullanilan bir slayt gösteri seçenegidir. Slayt gösterisi menüsünde yer alan Zamanlama Provasi seçenegi kullanilarak yapilir. Prova çubugunda 3 tane dügme bulunur. Bunlar; Yinele- Duraklat-Sonraki seçenekleridir.

Read More

Microsoft Outlook II

Teslim Seçenekleri:

Bu Tarihten Önce Teslim Etme
İletinin kesin teslim edileceği tarihi bildirir. İleti daha önceden gönderilse bile alıcı bu tarihten önce iletiyi göremez.

Son Geçerlilik Tarihi
Alıcının iletiyi okuyabileceği son tarihtir, bu tarihten sonra iletinin iletiyi okuyamaz.

İzleme Seçenekleri
Bu İletinin Ne Zaman Teslim Edildiğini Bildir
İletinin karşı tarafa ne zaman edildiğini bildiren Teslim Bilgisi alınır.
Bu İletinin Ne Zaman Okunduğunu Bildir
İletinin okunduğunu bildiren okundu Bilgisi alınır.

Senaryo:
Ahmet Bey, Pazartesi günü haftalı iş planı yapanken Çarşamba günü yapılacak toplantı için toplantı saati ve yeri hakkında arkadaşlarından onay almak ister.

1. Ahmet Bey, Outlook simgesine çift tıklayarak Outlook programını başlatır.
2. Outlook çubuğundan Gelen Kutusu'na tıklar (Aynı zamanda gelen mesajlarını da kontrol edebilir.)
3 Standart Araç çubuğundan Yeni Posta-İletisi düğmesine tıklar ve boş bir posta ileti formu açar.
4. Kime,Konu ve İleti alanına gerekli metin ve adresleri yazar.
5. Seçenekler sekmesine tıklar.
6. Oylama Düğmelerini Kullan seçeneğini seçerek, Uygun, Uygun Değil metinlerini yazar. (Bunlar karşı tarafta düğme olarak görüntülenecektir)
7. Teslim Seçeneklerinden, Bu tarihten önce teslim etme onay kutusunu işaretler ve uygun olan tarihi yazar. (Aynı gün içersinde cevap istenen iletilerde kullanılmaz)
8. Son Geçerlilik Tarihi onay kutusunu işaretleyerek iki gün sonrasının tarihini girer.
9. İzleme seçeneklerinden Bu iletinin ne zaman teslim edildiğini bildir onay kutusunu işaretler.
10. Bu iletinin ne zaman okunduğunu bildir Onay kutusunu işaretler
Böylece hazırladığı ileti çarşamba gününe kadar geçerli olup arkadaşlarına ne zaman teslim edildiğini ve de hangi arkadaşının okuyup okumadığını öğrenecektir.

Senaryo :
Ahmet Bey, dün akşam yapılan genel kurul toplantısının sonuçlarını şirket çalışanlarının tümüne hızlı bir şekilde duyurmak istemektedir. Ahmet Bey, toplantı sonuç raporunu Winword programında yazmıştır ve Winword de yazılmış bir belgenin elektronik-posta aracılığıyla gönderilebileceğini düşünmektedir.

Ahmet Bey, bilgisayarını açar Windows masa üstü görüntülendiğinde fare ile start düğmesine tıklar, start menüsü görüntülenir. Fare ile programlar yazan satırı işaret eder. Bu satır altına gizlenmiş bir alt menü hemen sağ tarafta görüntülenir. Bu yeni görüntülenen menüden winword komutunu seçer, bir süre sonra winword açılır.

Winword açıldıktan sonra Fare ile File komutuna tıklar açılan File menüsünden Send To satırını işaret eder, ikinci bir menü açılır açılan yene menüden Mail Recipient komutunu seçer. Choose Profile iletişim penceresi görüntülenir,
Profile name kutusundan Microsoft Outlook satırını seçer ve OK düğmesine tıklar. Bir süre bekledikten sonra Message penceresi görüntülenir.

Bu pencereden To… düğmesine tıklar Select Names penceresi görüntülenir. Show Names from the kutusundan Global Adres List seçeneğini seçer.
Type Name of Select from list kutusundan listelenmekte olan adlardan uygun olanlarını seçip To.-> düğmesine tıklar. Seçilen adlar Message Recipients kutusuna kopyalanır. Ok düğmesine tıklar. Bu pencere kapanır. Bir önceki pencereye geri döner. Bu pencerede Send düğmesine tıklar.
Ahmet Bey raporları tüm çalışanlara gönderdi.

Senaryo : Bir iletiyi yanıtlamak.
Ahmet Bey Outlook simgesine çift tıklayarak Outlook programını başlatır. Outlook çubuğundan Gelen Kutusu'na tıklayarak kendisine gelen iletileri kontrol etmek istemektedir. Feridun Beyin üretim Hattı Toplantısı iletisini görünce üzerine çift tıklayarak açar ve okur. Daha sonra iletiyi yanıtlamak için

1. Standart araç çubuğundan yanıtla düğmesine tıklar. Kime kutusu kendiliğinden dolu olan bir İleti Formu görüntülenir, bu kısımda Feridun Beyin adresi vardır. Konu kutusunda YNT yazısı vardır. İleti alanına "Sizinle hem fikirim" yazar.

2. Standart Araç Çubuğundaki, Gönder düğmesine tıklar.

N. Outlook Takvimini Kullanmak

Tüm randevularınızı izlemek zor olabilir. Grup toplantısı Perşembe mi, Cuma mı? Saat 10'da mı, 2'de mi? Birçok insan, programlarını izleyebilmek için bir randevu defteri, bir masa takvimi yada bir ajanda kullanır. Microsoft Outlook'ta , Takvimi elektronik bir randevu defteri gibi kullanır. Takvimi randevuları kaydetmek, gelecek randevular için yer ayırmak ve toplantıları elektronik olarak başka insanlarla eşgüdüm içinde ayarlamak için kullanabilirsiniz.

Takvimde aynı anda bir günlük,bir haftalık yada bir aylık randevularınızı görüntüleyebilirsiniz. Değişik projelerdeki ilerlemelerinizi izlemek için bir iş listesi hazırlayabilir, işlerinizi belirli zamanlar için programlayabilir ve bittiklerinde de işaretleyebilirsiniz.


1. Randevuları Ayarlamak

Takvim klasörünü açtığınızda, programınızın varsayılan gün görünümü ekrana gelir. Gün , hafta ve ay görünümleri , programlanmış randevularınızı izlemenize yardımcı olur. Gün görünümünde randevu alanı çizgili bir ajandayı andırır. Her gün, randevuları girebileceğiniz otuzar dakikalık zaman dilimlerine bölünmüştür. Varsayalım ki çalışma günü sekizde başlasın 17 de sona ersin çalışma saatleri dışındaki saatler gölgelenmiş olarak görüntülenir. Hafta ve ay görünümünde randevu alanları bir takvim kılavuzunu andırır.

Tarih gezgini gün ve hafta görünümlerinde randevu alanının sağında yer alır ve tarihten tarihe nasıl geçtiğinize bağlı olarak içinde bulunulan bir önceki yada bir sonraki ayı gösterir. Tarih gezginini farklı tarihlere geçmek için kullanabilirsiniz. Böylece yeni randevular ekleyebilir yada geçmiş randevulara geri dönebilirsiniz.

Kalın tarihler o gün için en az bir randevu olduğunu belirtir. Tarih gezgininin altında , geçerli tarih için belirlenmiş işleri görüntüleyen görev defteri bulunur. Programınıza gelecek toplantıları eklemek istiyorsunuz. Ayrıca görevlerinizle ilgili randevularla karışmayacağına emin olduğunuz bazı özel randevular da ekleyeceksiniz.

Senaryo:
Ahmet Bey, Arkadaşlarıyla bu yıl ki satış stratejilerini belirlemek amacıyla satış stratejisi toplantısı yapmak istemektedir. Toplantı Salı günü 14:30 ile 16:00 arasındaki zaman diliminde yapılacaktır. Bunun için Ahmet Bey, kendisine bir randevu oluşturur.
Outlook çubuğundan Takvim düğmesine tıklayarak Takvim penceresini açar.

1. Standart araç çubuğundan Yeni Randevu düğmesine tıklar ve Yeni Randevu formu görünür.
2. Formda Başlangıç Saati kutusuna toplantının yapılacağı tarih ve saat girilir.
3. Bitiş Saati kutusuna toplantının bitiş tarihi ve saati girilir.
4. Konu kutusuna satış stratejisi toplantısı yazıp sekme tuşuna basar.
5. Konum kutusuna ise toplantının yapılacağı yerin adını - Konferans Odası B- yazar.

Herhangi bir dalgınlığa karşı bu randevu için bir anımsatıcı da hazırlar. Yine aynı pencereden Anımsatıcı onay kutusuna tıklar. Anımsatıcının ne zaman anımsatmaya başlayacağını belirtmek için anımsatıcının açılır liste düğmesine tıklar.

Bu listede randevu saatinden ne kadar süre önce anımsatıcının uyarmaya başlamasını istiyorsa onu seçer. Standart araç çubuğundan sıra ile kaydet, Kapat, düğmelerine tıklar Böylece hazırlamış olduğu Yeni Randevu , randevular listesine eklenir.

Randevu listesinde yeni hazırlanan randevu, başında bir çan resmi ile görüntülenir. Bu çan resmi randevunun , anımsatıcı içerdiğini gösterir.

Read More

Microsoft Outlook

A. Outlook Ortamını Tanıtmak

Outlook programını başlattığınızda, karşınıza ilk çıkan alan Bilgi görüntüleyici olacaktır. Bu alan, Outlook içindeki tüm bilgi türleri ile çalışacağınız ve onları görüntüleyeceğiniz ana penceredir. Outlook programını ilk başlattığınızda, Bilgi görüntüleyici Gelen kutusu klasörünün içeriğini gösterir. Gelen kutusu klasöründe, başka kullanıcılar tarafından size gönderilen iletiler vardır.

Microsoft Outlook yardımıyla kuruluşunuzun diğer çalışanlarıyla hızlı bir biçimde iletişim kurabilirsiniz. Örneğin, çalışma arkadaşlarınızdan birine bir iç yazışma metnini vermek isterseniz, yazıp masasının üzerine bırakabilirsiniz. Arkadaşınız diğer binada yada şubede ise yazışmayı ona faksla gönderebilir yada postalayabilirsiniz. Ancak Outlook'u kullanırsanız, bu yazışmayı bilgisayarınızın başından kalkmadan elektronik postayla yada faks olarak gönderebilirsiniz. Başkalarında gelen e-posta ve faks iletilerini de bilgisayarınızda ki gelen kutusundan alabilirsiniz.

İletilerinizi elektronik posta olarak göndermek, iletişim kurmanın en etkin yollarından biridir. Rapor göndermek, iş ilanı vermek yada bir proje ile ilgili yazışmalar yapmak gibi, posta yada telefon kullandığınız tüm durumlar için e-postayı kullanabilirsiniz. İletilerinizin birer kopyalarını başkalarına göndermeniz gerekirse, alıcı ekleyebilir yada size gelen iletileri başkalarına iletebilirsiniz. Bir ileti gönderildikten sonra, ne kadar hızlı işleme alındığına bağlı olarak, birkaç saniye yada dakika sonra alıcının eline ulaşır.

Bir bilgisayara ağı üzerinde e-posta göndermek, size anında iletişim kurmanın yanı sıra zamandan ve kağıttan tasarruf yapma olanağı da sağlar.
Internet kullanarak yalnızca kuruluşunuzdaki çalışanlara ulaşmakla kalmayıp dünyanın her tarafındaki insanlara da ileti gönderebilir ve onlardan ileti alabilirsiniz. Internet dünya çapında "ağların ağı" olarak tanımlanan ve bilgisayar aracılığıyla eğitim kurumlarını, araştırma kuruluşlarını, iş merkezlerini, devlet kurumlarını ve milyonlarca insanı birbirine bağlayan çok büyük bir sistemdir.

E-Posta internet'in e yaygın olarak kullanılan servisidir. Bilgisayarında modem yada Internet bağlantısı olan herhangi birisi, Microsoft Network gibi bir Internet erişim sağlayıcı yada Internet servis sağlayıcı aracılığıyla Interneti kullanabilir. Internet erişim sağlayıcıları , Internet kullanıcıları ile ınternet süper bilgisayarları arasındaki bağlantıyı sağlar.

B. Elektronik Posta Göndermek

Outlook uygulamasını kullanarak yeni bir oluşturduğunuzda, posta formu olarak adlandırılan boş bir form görünür. Bu form,iletilerinizi yaratırken ve göndereceğiniz yerleri belirlerken size yardımcı olacak bir şablondur.
İletiyi başlatın:

Bu alıştırmada ilk defa bir e-posta iletisi yaratacaksınız.

1.Gelen kutusu klasörünün açık olduğundan ve iletilerin otomatik önizleme'li ileti görünümünde görüntülendiğinden emin olun.

2.Standart araç çubuğundaki Yeni Posta İletisi düğmesine tıklayın. Boş bir ileti görünür. Ekranımız aşağıdaki örneğe benzemelidir.

İletinin gönderileceği yeri belirlemek

İletinizin metnini yazmaya başlamadan önce, ileti üstbilgisinde bulunan kime alanına alıcıların adlarını girerek iletilerin gönderileceği yeri belirlersiniz. Bu, gönderilecek kağıda alıcının adını yazmak gibidir.

Outlook'ta , ileti gönderebileceğiniz tüm kullanıcıların adlarının bulunduğu Adres Defterini kullanarak alıcıları belirleyebilirsiniz. Adres defterinde birden çok adres listesi bulunabilir.

Genel adres listesi, şirketinizde yada kuruluşunuzda bulunan tüm kullanıcıları içeren bir dizinden oluşur. Bir şirketin genel adres listesi, tek bir binada çalışanlardan oluşabileceği gibi, çeşitli şubelerde çalışanların adlarından da oluşabilir. Şirketinizdeki her kullanıcı, genel adres listesine erişir, ancak posta kutunuzun yapılandırılma biçimine göre, sizin genel adres listeniz bir başkasınınkinden farklı olabilir.

Sistem yönetici, kuruluşunuzun genel adres listesini tüm kullanıcıların bilgisayarları birbirine bağlanacak biçimde oluşturur.
Adres defteri içinde genel adres listenize ek olarak kişisel bir adres defterinde bulunur. Başka bir şirketin müşterisi gibi genel adres listesinde bulunmayan birine ileti gönderemezsiniz. Bu adı ve posta adresini kişisel adres defterinize ekleyebilirsiniz. Kişisel adres defterine yalnızca siz erişebileceğinize göre adres defterine giriş yapma sorumluluğu da yalnızca size aittir. Son olarak adres defteri kişiler klasöründeki özel yada iş ilişkilerinizin olduğu kişilerin e-posta adreslerini listeleyen outlook adres defterini de içerir. Bu kişi için herhangi bir e-posta adresi girdiğiniz zaman outlook adres defteri bu bilgiyi saklamak için kendiliğinden güncellenir.

Boş ileti formu 2

C. Elektronik Posta Almak

1.Masaüstündeki Microsoft Outlook simgesine çift tıklayın. Outlook uygulaması başlar.
2.Eğer sorarsa kullanıcı adı ve şifrenizi girin.(bu özellik sistem yöneticiniz tarafından ayarlanır)
3.Outlook çubuğunda posta kısayol çubuğunu tıklayın.
4.Gelen kutusunun görüntülenmesini sağlayın.
5.Gelen iletileriniz burada listelenecektir.
İletilerin sol tarafında bazı simgeler görebilirsiniz, ayırt etmeyi kolaylaştırmak için, farklı iletilerin yanlarında farklı simgeler bulunur. Örneğin, bir iletinin başında ataç varsa o iletinin dosya içerdiği anlaşılır. E-posta iletilerinin başında zarf simgesi gözükür.

D. İletileri Bulmak ve Okumak

Outlook uygulamasını başlattıktan sonra, bilgi görüntüleyicisinde iletilerinizle çalışmaya başlayabilirsiniz. Gelen iletiler, kendiliğinden gelen kutusuna yerleştirildiğinden onları kolaylıkla ayırabilir ve düzenleyebilirsiniz.
İletilerin klasör içerikleri listesinden üst bilgilerini okuyarak kolaylıkla ayırt edebilirsiniz. İleti üst bilgisi, iletiyi göndereni, iletinin konusunu, ne zaman gönderildiğini gösterir. Açılmamış iletiler kalın, açılmış iletiler ise normal yazı tipinde görünür. Bir klasördeki okunmamış ileti sayısı da hem Outlook çubuğunda hem de klasör listesinde klasör adının yanında ayraç içinde görünür.
Resim 15: iletileri bulmak ve okumak.


İpucu: Gelen iletileri aldığınızda, görev çubuğu üzerinde bir ileti simgesi görünür. Outlook uygulaması etkin pencere durumunda değilse, ileti simgesini çift tıklayarak gelen kutusunu kolaylıkla açabilirsiniz.

E. Otomatik önzileme özelliğini kullanarak iletilere göz atmak

İletileriniz, gelen kutusunda var sayılan ayar olarak, otomatik önizleme görünümünde görüntülenir. Otomatik ön izleme ile okunmamış tüm iletilerin ilk üç satırı görüntülenir. Hangisini ilk olarak açıp okuyacağınıza karar vermek için, yeni gelen iletilere önizleme uygulayabilirsiniz. İleti yeterince kısa ise, tümünü okumak için iletiyi açmanız gerekmeyebilir. İletiyi açmanızdan sonra, ileti üstbilgisi artık kalın yazı tipinde görünmediği gibi, metnin ilk üç satırı da görünmez.

F. Bir iletiyi Açmak

Gelen kutusu içinde görüntülenen e-posta listesinde bulunan açmak istediğiniz iletiyi açmak için fare ile üzerine gelip çift tıklayın.

G. İletilere göz atmak

İletileri okuyup onları tek tek açıp kapatmak yerine, bir iletiyi açtıktan sonra standart araç çubuğundan sonraki öğe yada önceki öğe düğmelerini tıklayarak iletilere hızlıca göz atabilirsiniz.

H. Bir iletiyi Yanıtlamak

Alınan bir iletiyi yanıtlamak için iletiyi açtıktan sonra araç çubuğundaki düğmeleri kullanarak iletiyi gönderene yada bir başka alıcıya , yönlendirmektir.

Bir iletiyi yanıtlamak için önce onu açmanız gerekir. Tabii bunun için size bir ileti gelmiş olması gerekir.

Açtıktan sonra standart araç çubuğundaki yanıtla düğmesine tıklayın. Karşınıza bir posta formu çıkacaktır. Kime ve konu kutularının otomatik olarak doldurulmuş olduğunu göreceksiniz. Konu kutucuğunda bulunan metin YNT yazısı ile başlar. İleti alanına mesajınızı yazıp standart araç çubuğundaki gönder düğmesine tıklayın.

Eğer kime kısmında değişiklikler yapmak istiyorsanız posta formundaki kime düğmesine tıklayarak alıcılarda değişiklik yapabilirsiniz. Karşı taraf iletinizi açtığında sizin yanıtladığınız saati ve tarihi gösteren bir not gözükür.

İletiyi yanıtlama resmi:

I. Gelen İletileri Başkalarına İletmek

Kimi zaman başkaların da görmesi gerektiğine inandığınız yada bir başkasının yanıtlaması gerektiğini düşündüğünüz iletiler alırsınız. Böyle durumda iletiyi yeniden yazmak yada yazıcı çıktısını göndermek yerine iletinin bir kopyasını yeni alıcıya iletebilirsiniz. Bir iletiyi ilk yazdığınızda farklı kişilere iletilebilir yada bilgi ve gizli kutularına yeni alıcılar ekleyebilirsiniz. Size gelen iletileri bir başkasına iletebileceğiniz gibi sizin iletilerinizin de bir başkasına iletilebileceğini unutmamalısınız.

Bu yüzden özel yada gizli bilgileri bir başkasına gönderirken çok dikkatli davranmanız gerekir.
İletilen iletiler de yanıtlanan iletiler de olduğu gibi metin asıl iletinin sonunda yer alır. İletide önce bir metin, gerekirse kendi iletinizi eklenmiş metinden önce yazabilirsiniz.

Örneğin,
Alıcının iletiyi neden gönderdiğinizi anlayabilmesi için bir açıklama yapabilirsiniz. İletilen iletiler konu sonunda "ilet" sözcüğü ile gösterilir.

1.Fare işaretçisini bir iletinin üzerine getirip, farenin sol tuşuna çift tıklayarak iletiyi açın.
2.Standart araç çubuğundaki ilet düğmesine tıklayın. "konu" kısmı doldurulmuş bir posta formu gözükür.
3.Kime kutusuna gönderici adı yazılır. Standart araç çubuğundaki adları denetle düğmesine tıklayın. Yazdığınız gönderici adı adres defterinde denetlendikten sonra kendiliğinden görülür. İleti alanına tıklayın ve iletinizi yazın. Standart araç çubuğundan gönder düğmesine tıklayın.
4.Dosya menüsünden kapat komutuna tıklayarak açtığınız mesajı kapatınız.

j. İletileri Silmek

Bir iletiyi okuduktan sonra isterseniz kaydedebilir veya silebilirsiniz. Eğer size her gelen iletiyi kaydederseniz. Bunlar diskinizde çok yer kaplayacakları gibi düzenlenmeleri de çok zor olacaktır. Bu yüzdendir ki bir iletiye gerçekten ihtiyacınız olmadığına inanıyorsanız. Hemen silmelisiniz. Silinen iletiler bir süre
için silinmiş öğeler klasörüne taşınacağından iletiyi silmek konusundaki düşüncenizi değiştirirseniz onu geri alabilirsiniz. Daha sonra silinmiş öğeler klasörünü de boşaltmanız gerekir. Silinmiş öğeler klasörünü boşalttıktan sonra silmiş olduğunuz iletilerinizi bir daha kurtaramazsınız:


Bir iletiyi silin
1.Gelen kutusu simgesine tıklayın
2.Silmek istediğiniz iletileri seçin.
3.Standart araç çubuğundan sil düğmesine tıklayın. İletiler gelen kutusundan silinmiş öğeler klasörüne taşınacaktır.

K. İletilerle Oylama Yapmak

Outlookta bir posta iletisini kullanarak oylama yapabilirsiniz. Alıcılar yalnızca bir düğmeyi tıklayarak yanıtlarını belirtirler sonuçlar da gönderilmiş öğeler klasöründeki özgün iletide tablo haline getirilir.

1.Outlook çubuğun dan gelen Kutusu simgesine tıklayın
2.Standart araç çubuğundaki yeni posta iletisi düğmesine tıklayın (boş bir posta formu görünür)
3.Kime düğmesine tıklayın
4.Adların gösterileceği yer aşağı okuna tıklayarak gönderici adreslerini seçin.
5.Gönderici adresleri listesinden göndermek istediğiniz kişileri seçin.
6.Tamam düğmesine tıklayın.
7.Konu kısmına iletinizin konusunu yazın.
8.İleti alanına iletinizin içeriğini yazın

L. Elektronik Postaya bir belge eklemek

Senaryo:
Ahmet Bey, ürün etiketleri üzerine çalışmaktadır. Hazırladığı yeni ürün etiketleri için arkadaşlarının fikirlerine ihtiyaç duymaktadır. Bu konuda ilk olarak fikirlerine güven duyduğu Feridun Bey bir e-posta göndermeyi planlamaktadır.

Ahmet Bey bürosuna gelir gelmez hemen bilgisayarını açar. Fare işaretçisi ile masa üstünde bulunan Outlook simgesine çift tıklayarak Outlook programını başlatır. Outlook programındaki Inbox nesnesine tıklayarak kendisine gelen bir ileti olup olmadığını kontrol eder. Daha sonra Standart araç çubuğunda bulunan Yeni Posta İletisi düğmesine tıklar. Yeni Posta penceresinden Kime düğmesine tıklayarak adres listesinden Feridun Bey'in adını seçer ve Tamam düğmesine tıklar.

Konu kısmına Yeni Etiket tasarımı konusunda görüşlerinizi bekliyorum yazar. Ekle menüsünden dosya ekle komutuna tıkları açılan pencereden yeni etiketler dosyasına çift tıklar. Standart araç çubuğundan gönder düğmesine tıklar.


iletiye belge eklemek.

M. Gönderme seçeneklerini kullanmak

Şimdiye kadar yaptığımız alıştırmalarda, iletiler yarattık ve gönderileceği yerleri belirttik. Gönderdiğimiz bir ileti alıcıya ya da alıcılara ulaştıktan bir kaç saniye sonra, sürekli olarak saklanacağı yer olan Outlook klasörüne taşınır. İleti alıcının siz iletiyi gönderdiğiniz zaman orada bulunması gerekli değildir; ileti gönderilir ve alıcı Outlook uygulamasını açıp iletiyi okuyuncaya kadar Gelen Kutusu'nda saklanır. E-Posta iletinizi hatalı adres yada ağ sorunları gibi nedenlerden gönderemezseniz, sunucudan bir ileti alırsınız. E-Posta iletinizi göndermeden önce, iletinin gönderilmesi ile ilgili çeşitli seçenekleri kullanabilirisiniz.

M.1. Gönderilen iletileri İzlemek

İletinizin başarılı bir biçimde gönderilip gönderilmediğinden emin olmak ya da iletinin alıcı tarafından ne zaman açıldığını öğrenmek isterseniz, izleme seçeneklerini (ileti formunun seçenekler sekmesinden) kullanabilirsiniz. Belirttiğiniz izleme seçeneğine bağlı olarak, alıcı iletinizi aldığında, açtığında ya da her iki durumda birden size bir ileti gönderilir. Bir iletinin gönderildiğini belirten ileti Teslim Bilgisi , iletinin okunduğunu bildiren ileti ise Okundu Bilgisi olarak adlandırılır. İletilerinize izleme seçenekleri atamak taahhütlü posta kullanmaya benzer. Zamanlaması hassas iletileriniz için, izleme seçeneklerini kullanmak çok yararlı olur.

Gönderme seçenekleri

M.2. İleti Seçenekleri Ayarları

Oy Düğmelerini Kullan
Karşı taraftaki kişinin iletiye sadece bir seçenek düğmesine basarak cevap vermesini sağlar.

Read More

Excel'de Veri Girme Formları

Excel en zor hesapları bile kendisi yapar; ama bunun gerekli verileri girmek yükümlüğü kullanıcıya aittir. Excel�de küçük hücrelere veri girmek, kimi zaman bütün otomasyon imkanlarına rağmen, zor olabilir. Bunun kolaylaştırmak için Excel�in veri girme formlarından yararlanabilirsiniz.

Excel, veri girme formu oluşturabilmek için sayfanın birinci satırı girilecek verilerin etiketlerini içermelidir (Adı, Soyadı, Numarası, Adresi gibi). Veri gireceğiniz sayfanın birinci satırına bu etiketleri yazın (Daha sonra kullanamayacak iseniz, satırı tümüyle silebilirsiniz); ve Veri menüsünden Form maddesini seçin. Excel, sütun etiketlerini bulamadığını bildirerek, birinci satırdaki metinleri, sütun etiketi olarak kullanıp kullanamayacağını soracaktır. Tamam�ı tıklayın; birinci satırdaki metinler sütun etiketi olarak kullanılarak, otomatik veri giriş formu oluşturulacaktır.

Veri girme formunda kutular arasında hareket etmek için klavyede sekme tuşuna basabilirsiniz. Bir satır için gerekli bütün bilgileri girdikten sonra yeni bir satır veri girmek için Yeni düğmesini tıklayın; girdiğiniz bilgiler tablonuza eklenecektir. İşiniz bitince Kapat düğmesini tıklamanız yeter. Formdan veri aramak ve silmek için de yararlanabilirsiniz.

Read More

Excel'de Veri Girişini Sınırlandırma

Microsoft Excel bir hücreye girilebilecek verilerin sınırlandırılmasına izin verir. Bu sayede hücrelere yanlış verilerin girilmesi önlenmiş olur. Örneğin personel maaşlarının girildiği bir hücreye belirtilen rakamlar dışında hiçbir bir değer girilemez. Bu sınırlandırmayı yapmak için Veri-Doğrulama menüsünden yaralanırız. Bu komut verildikten sonra ekrana gelen pencereden Ayarlar sekmesinde bulunan İzin Verilen Adlı açılan metin kutusundan hücrede bulunacak verinin türünü belirleriz.

Hemen ardından Veri adında yeni bir açılan metin kutusu oluşur. Buradanda nasıl bir karşılaştırma yapacağımızı belirleriz ve aşağıdaki metin kutularına kriterlerimizi gireriz. Tüm bu işlemler yapıldıktan sonra doğrulama özelliğini verdiğimiz hücrelere yanlış veya bizim isteğimiz dışı bir veri girildiğinde

Microsoft Excel bizi uyaracak ve girilen veriyi kabul etmeyecektir. Eğer Microsoft Excel�in hata mesajını beğenmiyorsak bunu değiştirmek için Veri-Doğrulama komutunu verdiğimizde gelen pencereden Hata Uyarısı adlı sekmeyi seçeriz. Mesaj penceresinin başlık çubuğunda ve içeriğinde yazacak olan iletiler belirlenir ve tamam düğmesine basarız. Artık hücreye hatalı bir veri girildiğinde Microsoft Excel�in standart hata uyarısı değil bizim kendi belirlediğimiz hata uyarısı ile karşılaşırız.

Eğer istenirse hücre üzerine gelindiğinde Microsoft Excel�in bize bu hücre hakkında bir açıklama vermesini sağlayabiliriz. Veri-Doğrulama komutu verildiğinde gelen pencereden Girdi İletisi adlı sekme seçilerek ilgili yerler doldurulğunda Microsoft Excel bizi hücre üzerine geldiğimizde hücre hakkında bizim belrlediğimiz notu gösterecektir.

Read More

Excel'de Tarih-Saat Girişi

Bugünkü Tarih ve saati girmek için, iki kısayoldan yararlanabilirsiniz. Bir hücre veya hücre grubuna bugünkü tarihi girmek için klavyede Ctrl+Shift tuşlarını tutun ve noktalı virgül ( tuşuna basın. O andaki saati girmek için ise Ctrl+Shift tuşlarını tutun ve iki nokta üst üste ( tuşuna basın. Tarih ve saat, Excel için herhangi bir değerden (sayıdan) farklı değildir; sadece özel bir biçimlendirmeye sahiptir.

Excel, tarihlerle hesap yaptığı zaman, bunları seri numaralarına çevirir. Excel�de girebileceğiniz en eski tarih 1 Ocak 1900�dür ve bu tarihin seri numarası 1�dir. (2 Ocak 1900, 2 olmak üzere, Excel�in tarihlere verdiği seri numaraları bugüne kadar gelir.) kullanıcı olarak biz tarihlerin seri numarasıyla ilgilenmeyiz; Tarihlerimizi Excel�in anladığı biçimde girmek, tarih hesaplarının yapılması için yeter; tarihlerimizi Excel�in tarih değeri olarak anlamadığı bir şekilde girerseniz, bu metin sayılır ve hesapta kullanılamaz.

Excel, tarihleri ve saatleri hücrenin varsayılan sayı biçimlendirme şekline göre biçimlendirir. Tarihler ve saatler siz değiştirmedikçe sağa hizalanır; Excel girdiğiniz tarih veya saat biçimini tanıyamazsa tarih veya saat metin sayarak sola hizalar.

Excel, tarih ve saat biçimi olarak denetim Masası�nda Bölgesel Ayarlar�da seçtiğiniz biçimi tanır. Tarih için, bölme işareti (/) veya çizgi (-), saat için iki nokta üst üste ( kullanılır. Tarihlerinizde yıl rakamını yazmazsanız, Excel içinde bulunduğunuz yılı varsayar. Aynı hücreye tarih ve saat yazacaksanız, mutlaka araya bir boşluk koymanız gerekir.

Excel tarih ve saatlerle hesap yapar ve sonucu gün ve saat olarak verir. Tarihi veya saati formülde kullanmak için, tarihi veya saati, tırnak içinde yazmak gerekir.

Read More

Excel'de Süzme İşlemleri

Bazen sadece sıralamak Excel verilerinize arzu ettiğiniz anlamı kazandırmaz. İsteriz ki, sayfamızdaki veriler belirli bir ölçüte göre seçilsin ve bize kriterin altında, üstünde,, içinde, dışında veya arasında olanlar gösterilsin. Örneğin kalabalık bir sınıfta, başarılı öğrencileri, bütün sınıfın listesinde değil, sadece belirli bir notun üzerinde not almış kalan öğrencilerin gösterildiği bir listede aramak daha kolaydır.

Excel, verilerinizi Otomatik Süzme uygulayabilir; siz daha sonra bu süzmenin ölçütlerini değiştirebilirsiniz. Otomatik Süzme uygulanacak verilerin birinci satırlarında sütun başlığı olarak kullanılabilecek bir satır olmasına dikkat edir. Sözme yaptıracağınız verilerin hücre aralığında bir hücreyi seçin ve Veri menüsünden Süzme, açılacak alt menüden de Otomatik Süzme�yi tıklayın. Excel bu sayfadaki bütün sütunların birinci satırındaki kelimenin yanına bir seçme oku koyacaktır. Bu oku tıkladığınız zaman Excel�in yapabileceği otomatik süzme işlemlerini göreceksiniz. Bu işlemlerin başında listenin tümünü ve ilk 10�unu süzüp görüntülemeye yarayan iki seçenek göreceksiniz. Bunların altında �Özel� ve onun da altında o sütundaki bütün değerleri içeren bir liste vardır. Bu listeden bir değeri seçerseniz, Excel�e, �Bu sütunda bu değerde olan bütün satırları göster!� demiş olacaksınız.

�Özel� seçeneğini tıklarsanız, Excel size süzmeyi ihtiyaçlarınıza uydurmanızı sağlayan bir diyalog kutusu açar.

Bu kutunun yardımıyla süzme işlemine iki ölçüt koyabilirsiniz. Kutunun süzme ölçütü bölümünde �Eşittir,� �Eşit değil,� �Büyüktür,� �İçerir,� �İle başlar� gibi şartları, karşısındaki kutuda ise bu vereceğiniz ölçütün konusu yer alır. Diyelim ki örneğimizde Not sütununun süzme ölçüt seçme okunu tıkladık, listede Özeli seçtik ve seçme ölçütü kutusunda �Büyüktür veya eşittir� seçeneğini seçtik ve karşısındaki kutuya klavyeden 5 yazdık. Bu Excel�e �Not� sütunundaki değeri 5�e eşit veya 5�ten büyük olan satırları göster, diğerlerini gösterme!� komutunu vermek olur. Excel, seçili hücre aralığında, sadece Not sütunundaki değeri 5 ve 5�den yukarı olan satırları görüntüleyecektir.

Böyle bir süzme işleminden sonra, görüntüden kaybolan satırlar, Excel sayfasından silinmiş olmaz. Süzme ölçütünüzü değiştirdiğinizde, şu onda görünmeyen satır yeniden gösterilebilir. Otomatik süzme işlemini durdurursanız, bütün satırlarınız görünecektir.

Read More

Excel'de Satır-Sütun Gizleme

Diyelim ki şirketinizin ne kadar zarar ettiğini bütün ortakların görmesinin moralleri üzerinde olumsuz etki yapacağını düşünerek, büyük kâr-zarar tablosunda zarar sütununu herkesin görmesini istemiyorsunuz. Zarar rakamlarının yazılı olduğu sütunu seçin ve Biçim menüsünden Sütun maddesini ve Gizle seçeneğini seçin.

Sütunun yerinde kalın bir çizgi belirecektir. Aynı işlemi satırlara da yapabilir, o sırada görünmesini istemediğiniz satırları gizleyebilirsiniz Sütun veya satır silinmiş olmaz; hala Excel sayfasının içinde yer alır. Bu imkandan ortaklarınızın moral çöküntüsünü önlemekten çok, fazla geniş sayfaları üzerinde kolay çalışabilir hale getirmekte ve yazıcıdan çabuk çıkmasını sağlamakta yararlanabilirsiniz.

Gizlenen sütun veya satırı tekrar görünür hale getirmek için gizlenmiş satır veya sütunun iki tarafındaki satır veya sütunları seçin ve Biçim menüsünden, Satır veya Sütun maddesinden Gösteri seçin.

Read More

Excel'de Stillerle Çalışmak

Excel sayfalarınızı hücreler veya hücre gruplarını tabir yerinde ise tek-tek biçimlendirmek biraz zahmetli olabilir. Hücreleri biçimlendirme konusunda, seçenekleri tanıdıktan ve oluşturdukları etkileri iyice öğrendikten sonra, kendinize kullanılmaya hazır stiller yapabilir ve daha sonra kolayca kullanabilirsiniz. Microsoft Office ailesinin üyesi diğer programlara ve özellikle Word�ün stil aracını kullanmaya alışıksanız, Excel�in stil oluşturma ve uygulama işlevini rahatlıkla kullanabilirsiniz.

Stil, yukarıda saydığımız tüm biçimlendirme unsurlarının kullanıldığı (veya kullanılmayarak biçimi varsayılana bıraktığı) toplu biçimlendirme komutlarıdır. Bir hücreyi seçer ve ona bir stil uygularsanız, hücre o stilin içerdiği bütün biçimlendirme özelliklerine toptan kavuşur.

Biçim menüsünden Stil maddesini seçtiğinizde Excel size var olan stilleri gösteren bir kutu sunacaktır.

Bu kutuda Normal adı verilen ve bütün biçimlendirme özellikleri normal olarak varsayılan değerlerde bulunan bir stilin seçildiğini göreceksiniz. Btil adı kutusunun seçme okunu tıklarsanız, Excel�in mevcut sekiz stilinin adlarını görebilirsiniz. Stil adı kutusunun içini tıklayarak buraya yeni bir stil adı yazabilir ve Değiştir düğmesini tıklayarak yeni stilinize kazandırmak istediğiniz özellikleri belirleyebilirsiniz. Sık kullandığınız metin (başlık, altbaşlık, dipnot gibi) ve değer stilleri oluşturarak, bunları kullanabilirsiniz. Bir hücreye hazır stillerden birini uygulamak için, hücreyi seçtikten sonra, Biçim menüsünden Stil maddesini, açılan kutuda Stil adı bölümünde istediğiniz stili seçerek, tamam düğmesini tıklamanız yeterlidir.

Read More

Excel'de Sıralama

Excel verilerinizle yapacağınız ilk işlerden biri, sütunlar halinde girdiğiniz bilgileri, ya alfabetik, ya da artan veya eksilen büyüklük sırasına sokmak olacaktır. Sıralama işleminin verilerinizin düzenine sıralar açısından bir zararı olmayacaksa, sıralamanın en kolay yolu, sıralamaya esas olacak sütunu başlığından seçin, ve Araç çubuğunda yapmak istediğiniz sıralama yönüne uygun simgeyi tıklayın.

Bu tür sıralama, bir satırdaki hücrelerin birbiri ile ilişkisi bakımından verilerinizin bozulmasına yol açabilir. Diyelim ki sayfanızda her satır bir kişiye ait sütunlar halinde bilgiler içeriyorsa, bu sütunlardan sadece birini sıralamak, herkesin verisinin birbirine karışmasına sebep olur. Böyle, sütunların satırlar bakımından önem taşıdığı hücre aralıklarının sıralanmasında Veri menüsünden Sırala maddesini seçerek, Sırala diyalog kutusunu açmanız gerekir.

Sayfada sıralanacak hücre aralıklarını seçmeden bu kutuyu açarsanız, Excel sayfada kendisine göre sıralanabilecek her türlü verinin bulunduğu hücreleri seçecek; ve sütun başlıklarını Sıralama Ölçütü seçme kutularına kaydedecektir. İki veya daha fazla sütunlu bir veri aralığında sıralama yapacağınız zaman sıralamanın önce hangi sütundaki bilgilere göre yapılması gerektiğini birinci seçme kutusunda belirtiriz. Bu kutunun yanında, sıralamanın artan veya azalan sıraya göre yapılması seçeneği yer alır. Diyelim ki bir Excel sayfasında birinci sütunda ay, ikinci sütunda nöbetçi eczanelerin adları var. Aylara göre alfabetik sıralamada, her ay grubunda nöbetçi eczanelerin de alfabetik sıralanmasını istiyorsunuz. Sıralama kutusunda ikinci ölçüt olarak eczane adlarının bulunduğu sütunu seçebilirsiniz.

Bu kutuda, seçtiğiniz hücre aralığının birinci satırlarında sütun başlıklarınız bulunuyorsa, �Başlık satırı var,� yoksa �Başlık satırı yok� seçeneğine işaret koymalısınız. Bu kutudaki Seçenekler düğmesini tıklayarak, sıralama işleminin ince ayarlarını yapabilirsiniz. �İlk anahtar sıralaması� seçme kutusunda, Excel kitabınızda var olan Excel�e ait ve sizin oluşturduğunuz özel listeleri göreceksiniz.

Sıralamanın bu listeye göre yapılmasını isteyebilirsiniz. Sıralamada hücrelerdeki metinlerde büyük harf veya küçük harflerin sizin için önemli olduğunu belirtebilirsiniz. Bu durumda aynı kelimenin küçük harfle yazılmış olanı büyük harfle yazılmış olanından küçük değer sayılır. Yine bu kutudaki �Yönelim� bölümünde sıralamanın satırlar veya sütunlar üzerinde yapılmasını sağlayan �Yukarıdan aşağı sırala� ve �soldan sağa sırala� seçeneklerini göreceksiniz. Seçimlerinizi yaptıktan sonra Tamam�ı tıkladığınızda, verileriniz yeni sırasına kavuşacaktır. Sıralamayı geri aldırabilirsiniz.

Ay sıraları gibi alfabetik olması anlam taşımayan ve sizin için belirli bir sırada olması gereken (örneğin askerî rütbeler veya benzeri işlevsel ayrımlar gibi) sıralamalar olabilir. Bu sıraları Araçlar menüsünde Seçenekler maddesini ve açılacak kutuda Özel Listeler sekmesini tıklayarak verebilirsiniz.

Read More

Excel'de Sayı Biçimlendirme

Herhangi bir hücreye yazdığınız değer, metin veya girilmesini sağladığınız diğer öğeler, Excel tarafından varsayılan biçimlendirme türü olan Genel grubuna sokulur ve özel bir biçim verilmez. Bu grupta sayılan verileriniz girdiğiniz gibi görüntülenir. Bununla birlikte isterseniz sayı olan verilerinizi şu gruplardan birine sokabilir ve bu gruplar için sağladığı önceden tanımlanmış biçimleri uygulatabilirsiniz:

a) Sayı: Genel sayı görünümünde, istediğiniz kadar ondalık basamak ve binler basamaklarını ayıran nokta bulunabilir; negatif sayılar kırmızı olarak gösterilebilir.

b) Para Birimi: Para birimi görünümünde, istediğiniz kadar ondalık basamak bulunabilir. İsterseniz rakamın arkasına bir para birimi simgesi (TL, $, vs.) koyabilirsiniz. Para birimlerinde binler basamaklarını ayıran nokta bulunur; negatif sayılar kırmızı olarak gösterilebilir.

c) Finansal: Finansal sayı görünümünde, istediğiniz kadar ondalık basamak bulunabilir. İsterseniz rakamın arkasına bir para birimi simgesi (TL, $, vs.) koyabilirsiniz.

d) Tarih: Tarih belirten veriler, 15 ayrı görünümde biçimlenebilir (5 Temmuz 1999, Temmuz 5, 1999, 05-07-99 gibi). Bu tür işaretlenen sayılarla tarih hesapları yapılabilir.

e) Saat: Saat belirten verilen 8 ayrı görünümde biçimlenebilir. İsterseniz saat ve tarihi birlikte kullanabilirsiniz (5/7/1999 14:55 gibi). Bu tür işaretlenen sayılarla saat (ve tarih) hesapları yapılabilir.

f) Yüzde Oranı: Yüzde görünümünde, istediğiniz kadar ondalık basamak bulunabilir. (Bu, yüzde oranı olarak tayin edilen sayıların hesaplanmasında kullanılan genel görünümdür; dolayısıyla yüzde işareti sayıdan sonra kullanılır.)

g) Kesir: Kesir biçiminde sayılarınız ya sizin verdiğiniz hane sayısına göre (4/5, 67/88, 356/789 gibi) üç ayrı türde, ya da 2, 4, 8, 10, 16 ve 100 tabanlı olarak görüntülenir.

h) Bilimsel: Çok uzun sayılarınızın kısa yazılmasında kullanılan bilimsel notasyona çevrilmesini sağlar (123456789=1,23E+08 gibi)

i) Metin: Metin sayılan rakamlarınızın özel bir görünümü yoktur. Bunları diğer metinleri biçimlendirdiğiniz gibi biçimlendirebilirsiniz.

j) Özel: Excel, Posta kodu, telefon numarası, (ABD için) sosyal sigortalar numarası, ondalık bölümü olmayan yüzde ve ondalık bölümü olan yüzde görünümü şeklinde beş özel türe sahiptir. Buradaki yüzdelerde % işareti sayının önüne konur. Bu şekilde işaretlenen sayılarla genel sayı işlemleri yapılır.

k) İsteğe Uyarlanmış: Excel, sayılarını isteğinize göre biçimlendirme imkanı ver verir. Bu yolla girilen veya hesap yoluyla bulunan değerlerin önüne, arkasına istediğiniz kadar sıfır koymak, belirli bir biçimde ve basamak sayısında girilmesini sağlamak (örneğin bir sütuna mutlaka 5 basamaklı sayı girilmesi gibi), rakam yerine yanlışlıkla harf girilmesini veya boş bırakılmasını önlemek gibi imkanlarınız olabilir.

Sayı olan değerlerinizi belirli görünümlere kavuşturmak için bulundukları hücre veya hücreleri sağ tıklayarak ve açılan yerel menüden Hücreleri biçimlendir maddesini veya Biçim menüsünden Hücreler maddesini seçerek, Hücreleri Biçimlendir kutusunu açmanız gerekir. Fakat bazı sık kullanılan biçimlendirmeler Araç çubuğunda Para Birimi, Yüzde Stili, binler basamaklarını ayırma stili, virgülden sonraki ondalık basamakları arttırma ve azaltma düğmeleri ile sağlanabilir.

Read More

Excel'de Sayfa Yapısı

Excel sayfası, seçtiğiniz sütun ve satır sayısıyla, grafiklerinizin sayfalar üzerindeki konumuna göre genişler, daralır. Liste, tablo ve grafiklerinizi kağıda dökeceğiniz zaman, ekrandaki düzenden farklı olarak sayfanızın kağıt üzerinde nasıl duracağını düşünmek ve düzenlemek zorundasınız. Excel bunu sizin için bir ölçüde otomatik yapacaktır. Ancak Excel�in ekrandaki sayfanızı yazıcınızdaki kağıt boyutuna uyarlamak için yapacağı ayarlamalar, her zaman sizin yapmak istediğiniz düzenlemeye uymayabilir.

Bütün Windows programları gibi, Excel de yazdırma konusunda destek ve hizmeti Windows�dan alır. Bununla birlikte Excel sayfalarınıza kendi işlevleriyle uyumlu özellikler kazandırabilir. Bu özellikleri Dosya menüsünde, Sayfa Yapısı maddesinde bulacaksınız.

Sayfa yapısı denetim kutusunda ilk sekme olan Sayfa�da yapacağınız ilk tercih sayfanın kağıt üzerindeki yönlendirilme biçimidir. Excel sayfanızın üst kenarının kağıdın kısa kenarına paralel yazdırılmasına �Dikey,� uzun kenarına paralel yazdırılmasına ise �Yatay� yönlendirme denir. Excel listeleri, tabloları ve grafikleri kendi ayar kutularında belirttiğiniz boyutlarda, yani yüzde 100 ölçekle yazdırır. Kimi zaman Excel sayfası yüzde 100 boyutta yazıcınızdaki kağıdın ebadından daha büyük (ya da küçük) olur. Excel bu konuda iki seçenek verir: Excel sayfasını kağıda dökerken ölçeğini küçülterek kağıda sığmasını (ya da büyüterek kağıdı kaplamasını) sağlamak; veya ekrandaki sayfayı kağıt üzerinde birden fazla sayfaya bölmek.

Bir Excel sayfasının kağıt üzerinde nerede kesileceği ve nereden itibaren bir diğer kağıda yazdırılacağını sayfalarınızdaki �Sayfa sonu� işareti belirler. Excel sayfasında bir hücreyi seçer ve Ekle menüsündeki Sayfa sonu maddesini tıklarsanız, Excel bu hücrenin bulunduğu sütunun önüne sayfa sonu işareti koyar. Sayfa sonu işareti sayfa üzerinde iki hücre arasında kalın kesik çizgi olarak belirtilir. Böyle bir işaretten bir sonraki sütunda herhangi bir hücreyi işaretlerseniz, Ekle menüsündeki Sayfa Sonu maddesinin yerini �Sayfa Sonu İmini Kaldır� maddesi alır.

Sayfa yapısı kontrol kutusunun birinci sekmesinde kağıt boyutu ve yazıcınızın uygulamasını istediğiniz baskı kalitesini (inçkare veya santimetrekareye basılacak nokta sayısını) belirleyeceğiniz ve sayfalarınıza verilecek sayfa numarasını girmeye yarayan bölümleri de göreceksiniz. Bu kontrol kutusundaki diğer üç sekmedeki ayarlarla bir işiniz yoksa, Yazdır düğmesini tıklayabilirsiniz. Sayfa kağıda dökülmeden önce, yazılınca nasıl duracağını görmek istiyorsanız, baskı önizleme düğmesini tıklamanız da mümkündür. Bu kutudaki seçenekler düğmesi ise Excel�in değil Windows�un yazıcı seçenekleri kutusunu açtırır. Bu kutuda Windows�un yazıcınız için yüklenmiş sürücüsüne göre size sunduğu denetim araçları ve seçenekler farklı olur.

Sayfa yapısı denetim kutusunun ikinci sekmesinde, Kenar boşlukları (marj) ayarları için gerekli seçenekler ve Excel listesi, tablosu ve grafiğinin sayfadaki konumunu belirleme kontrolleri bulunur. Excel sayfası kağıda dökülürken, kağıt üzerinde, üstte, altta, sağda ve solda bırakılacak boşlukları burada ayarlayabilirsiniz. Excel malzemesi kağıt üzerinde yatak ve düşey olarak ortalanabilir.

Sayfa yapısı denetim kutusunun üçüncü sekmesinde, bütün sayfalarınızın alt ve üst kenarlarında tekrar edecek olan yazıları belirleyebilirsiniz. Excel, sürekli sayfa başlığı ve sürekli sayfa altlığı da denen bu yazıları sizin yazmanıza imkan verdiği gibi, kullanılmaya hazır 15 ibare sunar. Bunlar arasında sadece �Sayfa� kelimesi ve sayfa numarasından tutun dosya adına, tarihe, hatta örneğin �Hazırlayan: mb� gibi oldukça kişiselleştirilmiş metinler bulunur. Excel�in bu hazır metinlerinden birini seçmeyecekseniz, �Özel altbilgi� ve �Öezel üstbilgi� düğmelerini tıklayarak kendi metinlerinizi yazabilirsiniz. Bu düğmeleri tıkladığınız zaman, Excel size bu metni yazabileceğiniz ve biçimleyebileceğiniz bir diyalog kutusu açar.

Bu kutuda sürekli başlık veya altlığın solda, ortada ve sağda yer alacak metinlerini yazabileceğiniz gibi, simgeleri tıklayarak ait oldukları metinleri otomatik olarak yazdırabilirsiniz. Buradaki yazı tipi düğmesi, yazının tipi, boyutu, rengi ve diğer özelliklerini belirlemenizi sağlayan diyalog kutusunu açtırır.

Sayfa yapısı denetim kutusunun dördüncü ve son sekmesi olan Çalışma Sayfası�nda yazdıracağınız sayfa unsurlarını, hücre aralığı vererek seçme imkanını buluruz. Sayfaların üst ve alt kenarında tekrarlanacak yazıları bile Excel sayfasının bir hücresinden veya hücre aralığından alma imkanınız vardır. Excel sayfasının çalışma kolaylığı sağlayan hücreler arasındaki kılavuz çizgilerinin, satır ve sütun başlıklarının, varsa hücrelere bağlanmış açıklama kutularının yazdırılıp yazdırılmaması da burada belirlenebilir. Renkli sayfalarınızı renkli yazıcıda siyah/beyaz olarak yazdırtmak da mümkündür. Excel varsayılan yöntem olarak sayfanızı kağıda yukarıdan aşağıya dökerken, soldan sağa sığdığı kadarını yazdırır; sağa doğru sığmayan sütunları diğer kağıda aktarır. Bu sekmede, Excel�i önce yukarından aşağıya değil, soldan sağa yazdırtmaya da zorlayabilirsiniz.

Sekmelerin hepsinde, Yazdır, Baskı önizleme ve Seçenekler düğmeleri mevcuttur. Yazdır düğmesini tıkladığınızda Windows�un yazıcı seçenekleri kutusu açılır. Sayfa yapısı denetim kutusunu, Excel dosyasını yazdırmadan kapatabilirsiniz. Daha sonra Dosya menüsünden Yazdır komutunu seçtiğinizde, burada yaptığınız düzenlemeler ve ayarlar geçerli olacaktır.

Read More

Excel'de Otomatik Tamamlama

Excel, bir hücreye yazmaya başladığınız metini tanıyabilir ve kendisi tamamlayabilir. Excel�in yazmak istediğiniz metinle ilgili tahmini doğru ise Enter tuşuna basın; değilse yazmaya devam edin. Otomatik tamamlanan metinler arasında günün tarihi, ay ve gün adları, sık kullandığınız kelimeler ve kullanıcının adı bulunur.

Excel�in bu yeteneğinden kestirmeden yararlanmak isterseniz, bir hücreyi sağ tıklayın ve açılacak listede Listeden Al maddesini seçin; açılacak listeden istediğiniz metni seçebilirsiniz.

Excel, yazmaya başladığınız metni otomatik tamamlamıyorsa, bu özelliği kapatılmış olabilir. Otomatik tamamlamayı etkin hale getirmek için Araçlar menüsünde Seçenekler maddesinde Düzen sekmesinde Hücre Değerleri için Otomatik Tamamlamayı Etkinleştir satırının önündeki kutunun içine işaret koyun. Bu özelliği istemiyorsanız, aynı yolla bu satırın önündeki işareti kaldırmanız gerekir.

Oluşturacağınız liste ve tablolarda dizi olarak girilen bir çok unsuru Excel otomatik olarak doldurabilir. Örneğin listenizde bir sütuna veya satıra ayları yazacaksanız, ilk hücreye listenin başlayacağı ayı yazın ve kutunun kenarındaki �Doldur tutamacı� denen noktayı, Mouse işaretçisiyle tutarak, aşağı veya sağa çekin; Excel diğer ayların adını dolduracaktır. Bu listeyi yapmaya istediğiniz aydan başlayabilirsiniz.

Excel önceden tanıdığı diğer dizileri, örneğin gün adlarını ve tarihi de kendisi doldurur. Excel�e tanımadığı dizileri otomatik olarak doldurtmak için bu dizinin ilk iki öğesini alt alta veya yan yana hücrelere yazın ve bu iki hücreyi seçin. Alttaki veya sağdaki hücrenin Doldur Tutamacı�nı aşağı veya sağa sürüklerseniz, Excel diğer hücreleri, ilk iki hücredeki bilgilerin artış veya azalış oranına göre, doldurur. İlk iki hücreye 1 ve 2 yazarsanız, Excel geri kalan hücreleri 3, 4, 5... şeklinde; 2 ve 4 yazarsanız 6, 8, 10 şeklinde dolduracaktır. Otomatik Doldurma tersine de işleyebilir.

Sık sık yazmak zorunda olduğunuz dizileri Excel�e öğretebilirsiniz. Bunun için, önce listenizi bir kere yazın; Araçlar menüsünden Seçenekler maddesini seçin; Özel Listeler sekmesini ve açılacak kutuda Listenin Alınacağı Hücreler düğmesini tıklayın. Listenin Alınacağı Hücreler aracı çıkacak ve sizin listenizi seçmenizi bekleyecektir. Yazdığınız listenin bulunduğu hücreleri seçin ve bekleyen seçim aracının sağdaki Liste Al düğmesini tıklayın. Seçenekler kutusuna geri döndüğünüzde, Veri Al düğmesini tıklarsanız, seçtiğiniz liste, Excel tarafından öğrenilecek ve Özel Listeler kutusuna kaydedilecektir.

Bundan sonra bütün yapacağınız özel listenizin ilk kelimesini birinci kutuya girmek ve Doldur tutamacını aşağı veya sağa çekmekten ibarettir. Özel listeleri, içindeki kelimelerden herhangi birini yazarak, o kelimeden de başlatabilirsiniz.

Otomatik doldurma ile doldurduğunuz bir dizinin sağdaki veya alttaki bazı üyelerinin içeriğini boşaltmak isterseniz, henüz bütün grup seçili ise, en altta veya en sağda kalan doldurma tutamağını tutarak, sola veya yukarı geri götürün. Grup artık seçili değilse, hücre içeriğini silmek kullandığımız diğer yöntemleri kullanabilirsiniz.

Read More

Excel'de Koşullu Biçimlendirme

Excel�in kullanıcıya hayatı önemli ölçüde kolaylaştıran özelliklerinden biri, hücrelere verdiğiniz veya hesaplama sonucu bulanacak değerlere göre biçim vermesidir. Bu, çok geniş bilgi içeren sayfalarda, belirli değerler arasındaki verileri bulmayı kolaylaştırır. Diyelim ki, bir Excel sayfasında, satış personelinin aylık satış rakamları veya bir sınıftaki öğrencilerin notları var. Bu değerlerden sözgelimi ortalamanın altında olanların kırmızı ile gösterilmesini sağlayabilirsiniz.

Belirli şartları yerine getiren verilerin bulunduğu hücrelerin biçimini değiştirmeye Koşullu Biçimlendirme denilir. Koşullu biçimlendirme uygulayacağınız hücre grubunu seçin; ve Biçim menüsünden Koşullu Biçimlendirme maddesini tıklayın. Bunu bir örnek üzerinde gösterebiliriz. Elimizde on öğrencinin yılsonu notları var; ve ortalamanın altında kalan öğrencileri görmek istiyoruz.

Bu notların yazılı olduğu hücreleri (ama yalnızla bu hücreleri) seçelim ve Biçim menüsünden Koşullu Biçimlendirme�yi tıklayalım. Açılan koşul belirtme diyalog kutusunda, birinci koşulla ilgili unsurları göreceksiniz.

Bu kutudaki birinci unsur koşulun hücre değerine veya bir formülün sonucuna bağlanmasını sağlar; biz hücre değerlerimizi bir koşulla karşılaştıracağımıza göre, hücre değerini seçiyoruz. İkinci kutuda hücre değerinin belirteceğimiz koşulla karşılaştırılması yer alıyor; ortalamanın altında kalan öğrencilere ait verileri özel biçimlendirmek istediğimize göre, bu kutuda �küçük� maddesini seçmek zorundayız. Üçüncü kutuya, aradığımız şartı yazacağız. Öğrencilerimizin aldığı notların ortalamasını hesaplamış olsaydık, burada bu rakamı sabit değer olarak yazabilirdik. Bu hesabı Excelde de yaptırabiliriz.

Kutunun içine formül yazacağımız için önce eşit işaretini koyuyoruz, ardından koşulumuzu belirtiyoruz: ORTALAMA(B2:B7). Buradaki eşit işareti kafamızı karıştırmamalı: bu işaret yüzünden şartımız �notu ortalamaya eşit öğrenciler� şeklini almıyor; şart yine ortalamadan küçük değerleri belirlemek. Eşittir işareti sadece Excel�e yazdığımız ifadenin formül olduğunu belirtiyor. Sonra kutunun içinki bölümünde ku koşul yerine gelirse, hücreye uygulanmasını istediğimiz biçimi, Biçim düğmesini tıklayarak belirtiyoruz. Tamam�ı tıkladığımızda, ortalamanın altında kalan notlar verdiğimiz yeni biçime uygun görüntülenecektir.

Koşullu biçimlendirmelerimize ikinci ve üçüncü şartları da, bu kutudaki Ekle düğmesini tıklayarak ekleyebiliriz. Gereği kalmayan koşullar bu kutudaki Sil düğmesiyle silinir.

Koşulun karşılaştırılacağı değer olarak hücre değerini değil bir dış şartı verebiliriz. Mesela, ev ödevlerine önem veren bir öğretmek olarak, ev ödevi notu 3 veya düşük olan öğrencilerin yıl sonu notlarının mavi renkle gösterilmesini sağlayabiliriz. Bu durumda, ev ödevi notlarının C2:C7 aralığında olduğunu varsayarsak, Koşullu Biçimlendirme kutusunda ikinci koşulun birinci unsuru olarak Formül�ü seçer, karşısına �=C4<3� yazarız. Eşit işareti yine Excel�e bu ifadenin bir formül olduğunu hatırlatıyor. Bir çok hücre için geçerli bir koşula uygulanacak bir formül yazdığımız halde burada sadece C4�e başvuru yapılması dikkatinizi çekmeli: Excel seçili diğer hücreler için formülü otomatik olarak değiştirecektir.

Read More

Excel'de Kesirli Sayı Kullanımı

Excel�de bir hücreye 7/8, 12/25 gibi kesirli sayı girerseniz, sorunlarla karşılaşabilirsiniz. Kesirin böleni ve bölüneni 12�den küçükse, Excel bunu tarih sanabilir. �6/7� yazarak Enter�a bastığınızda, hücrede �6 Tem.� metni belirir. Her iki sayı da 12�den büyükse, Excel bunu sayı olarak değil, metin olarak değerlendirir.

Excel�e kesirli sayı kabul ettirmek için, hücreye �0� (sıfır) rakamını yazın, klavyede aralık tuşuna basarak bir boşluk verin ve �6/7� yazın. Hücrede 6./� sayı olarak belirir; formül çubuğunda ise �0,857� rakamını (bölümün sonucu) görürsünüz. Bir sayının kesinli bölümünü de hücreye girebilirsiniz. Örneğin �5 7/8� yazmak için önce �5� yazın; boşluk verin ve �7/8� yazın. Formül çubuğunda 5,875, hücrede ise �5 7/8� sayılarını göreceksiniz.

Read More

Excel'de Hücreler ve Başvurular

Excel 2000, Excel 87 gibi, yeni bir kitabın yeni bir çalışma sayfasında, her bir hücreye 32,767 karakterlik bilgi kabul eder. Bir sayfada en fazla 65,536 satır olabilir. Excel bilgileri, hücrelerin içine yazılır; bunun için hücrenin seçili olması gerekir. Bir hücreyi içini tıklayarak seçiğiniz zaman hücrenin adı, Ad Sekmesi�nin içinde gösterilir. Hücrelerin adı, bulundukları sütunun harfi ve bulundukları satırın numarası yan yana getirilerek verilir: A1 gibi. Hücre adına Excel dilinde adres, başvuru adresi veya referans denir. Bir hücre seçildiği anda, o hücrenin sütun ve satır başlıkları da koyu harflerle gösterilir.

Excel bilgisinin temel taşı, hücreleri tanımak ve tanıtmaktır diyebiliriz. Excel�e hesap yaptırmak, bir hücre ile bir diğer hücreyi veri alış-verişi ilişkisine sokmak demektir. Başka bir deyişle Excel�de sadece güzel ve düzenli listeler yapmayacak, sayfalarınıza girdiğiniz bilgilerle hesaplar yaptıracaksanız, bu, bir hücrenin, bir veya daha fazla sayıda diğer hücrede bulunan bilgileri alıp, bunlarla matematik, malî, istatistiksel veya bir başka kategorideki işlemi yapması demektir. Excel�de hücrelerin başvuru adresi, tek hücreler için örneğin A1, birden fazla hücre için ise grubun, başlangıç ve bitiş hücreleri, iki nokta üst üste işaretiyle birleştirilerek (A1:A10 gibi) yazılır. Birden fazla sütunu kaplayan çok sayıda satırı seçerseniz, bu grup birinci sütunun ilk hücre ile son sütunun son hücresinin adıyla adlandırılır (A110 gibi). Excel dilinde hücre gruplarına �Aralık� (Range) denir. (Excel 2000�de Excel 97�deki �Erim� kelimesinin terkedildiği görülüyor!)

Excel�de bir hücreyi seçmek için hücrenin içini tıklamanız yeterli. Bir birine komşu olmayan hücreleri seçmek için, ilk hücreyi seçtikten sonra, klavyede Ctrl tuşunu tutun ve bu kez seçilecek diğer hücreleri tıklayın. Aynı şekilde bir birine komşu olmayan hücre gruplarını da seçebilirsiniz. Bir hücreyi tıkladığınız zaman formül çubuğunun solunda adres sekmesinde hücrenin adresinin belirdiğine dikkat edin. Birden fazla komşu hücreyi seçseniz de adres sekmesinde bu grubun seçmeye başladığınız ilk hücresinin adı yazılı olur.

Hücreler arasında hareket için klavyedeki hareket tuşlarını kullanabilirsiniz.

a) Yukarı ok: Bir hücre yukarı
b) Aşağı ok: Bir hücre aşağı
c) Sağ ok: Bir hücre sağa
d) Sol ok: Bir hücre sola
e) Sekme: Bir hücre sağa
f) Üst-karakter (Shift )-Sekme: Bir hücre sola
g) Home: Satırın birinci hücresine
h) Page Up: bir pencere dolusu (ekran çözünürlüğünüze ve ekranınızın büyüklüğüne bağlı olarak, takriben 30-36 satır kadar) yukarı.
i) Page Down: Bir pencere dolusu satır kadar aşağı
j) Ctrl+Home: A1 hücresine
k) Ctrl+end: içinde bilgi olan son satırın son sütunda hücreye
l) Ctrl+Page Down: Bir sonraki çalışma sayfasının seçili hücresine (seçili hücre yoksa A1�e)
m) Ctrl+Page Up: Bir önceki çalışma sayfasının seçili hücresine (seçili hücre yoksa A1�e)

Birden fazla hücre seçebilmek için seçeceğiniz grubun sol üst hücresini tıklayın; Mouse işaretçisini grubun sol alt hücresine kadar sürükleyin. Mouse işaretçisini bıraktığınız anda, seçtiğiniz hücreler grubunun çevresinde kalın bir çizgi oluşur; sol-üst hücrenin zemini beyaz olmak üzere diğer üyelerinin zemini renklendirilir.

Bir satırdaki veya sütundaki bütün hücreleri seçmek için, satırın veya sütunun başlığını tıklamanız yeterlidir. Birbirine komşu satırların veya sütunların tümünü seçmek için ilk satır veya sütunu tıklayın; Mouse işaretçisini seçilecek satır veya sütun başlıkları boyunca sürükleyin. Birbirine komşu olmayan satır ve sütunların tümünü seçmek için, ilk satır veya sütunu tıkladıktan sonra klavyede Ctrl tuşunu tutun ve diğer satır veya sütunların başlıklarını tıklayın.

Hücrelerin eni-boyu sütun veya satır başlıkları arasındaki çizgiler sağa-sola veya yukarı aşağı kaydırılarak değiştirilebilir.

Hücrelere Başvuru

Excel�de işlem yaptırmak için hücrelerin içlerindeki değerin hücrenin adresiyle bilindiğini, veya başka bir deyişle bir hücreden tuttuğu değeri alabilmek için, bu hücrenin başvuru adresini belirtmemiz gerektiğini söylemiştik. Excel�de hemen her türlü işlem için hücreleri hücrelere ve formüllere tabir yerinde ise �tanıtmanız,� bilgi derlemek için başvuracağı adresi bildirmeniz gerekir. Excel�de hücreler ya mutlak, ya da göreli şekilde başvuru adresine sahip olur.

Göreli başvuru, örneğin B sütununda 2�nci hücre için B1 şeklinde yazılır. Birden fazla hücre grubuna (hücre aralığına) göreli başvuru adresi belirtirken, örneğin B2�den B10�a kadar olan hücrelerin adresini B1:B10 şeklinde yazarız.

Mutlak başvuru, adından da anlaşılacağı üzere, bu tür adreslemede hücrenin adresi sabittir; değişmez. Bu tür adresler, $B$1 veya $B$1:$B$10 şeklinde yazılır. (Bu adreslerdeki Dolar işareti �daima� şeklinde okunmalıdır: �Daima B, Daima 1� ve �Daima B Daima 1�den Daima B Daima 10�a� gibi.)

Read More

Excel'de Formül Kopyalama

Aldığımız her bir büro malzemesinin toplam masraflarımız içindeki oranını belirlemek istersek; kağıt kalemle bir yüzde hesabı yapabiliriz. Örneğin, kağıda verdiğimiz 67.500.000 TL�nin toplam masrafımız olan 157.390.000 TL içindeki oranı, % 42.89 veya yaklaşık yüzde 43 olarak bulunabilir.

Bu hesabı, yukarıdaki örnekte E2 hücresine, öğrendiğimiz formül girme tekniklerinden biriyle girelim: �=D2*100/D11� (veya D2/D11*100). Bu noktada, Excel, B2:B10 aralığındaki veriler para birimi olarak biçimlendirildiği için E2�de bulduğu değeri TL olarak gösterebilir. Bunu sonra düzeltebiliriz. Şimdi E2�nin otomatik doldurma tutamağını tutarak, E10�a kadar çekelim. Sonuç başarısız olacaktır.

Bu başarısızlığın sebebi, hücre başvurularının göreli veya mutlak olmasına ilişkin kurala uymamış olmamızda gizli. Hatırlarsanız, �Daima� diye okunan $ işaretiyle, mutlak hücre adresi yazabildiğimizden söz etmiştik. Otomatik doldurma yönteminde Excel�in bütün yaptığı, bir önceki değeri veya değişkeni alarak, bir arttırmak ve yeni hücreye yazmaktan ibarettir. E3 ve diğer hücreleri tıklar ve içlerinde yazılı olan formüllere bakarsanız, Excel�in sadece E2�deki formülü alıp, hücre başvurularının satır bölümünü birer arttırdığını göreceksiniz. Oysa biz burada genel toplam rakamının yazılı olduğu D11�in adresinin değişmesini istemiyoruz. Bu adresin bütün formüllerde mutlak kalması gerekir, ki bütün hücreler için uyarlandığında, oran hesabı doğru yapılabilsin.

Bunu sağlamak için, hücre adres sistemimizde, başvurunun mutlak adrese yapılması gerektiğini belirten �Daima� ($) işaretine başvurmamız gerekir. Şimdi, tutamağı kaybetmiş olduğumuza göre (Aralıktaki bir diğer lücreyi tıkladığımız için otomatik doldurulan E2:E10 aralığının tümü seçili değil; dolayısıyla E10�da tutamak yok!) bu hücreleri tıklayıp, klavyeden Del tuşuna basarak içlerini boşaltalım ve E2�yi yeniden tıklayalım. Formül kutusunda, biraz önce yazdığımız formülü göreceksiniz. Formül kutusunu tıklayarak içinde, D11�i mutlak hale getirelim: �=D2*100/$D$11� (veya D2/$D$11*100). Sonra, E2�nin tutamağını tutup, E10�a kadar sürükleyelim. Sonuç başarısız olacaktır.

Hücre içeriklerini şekillendirme işini sonra yapabiliriz. Hesabın doğru olup olmadığını, E11�e otomatik toplam işleviyle E2:E10�un toplamını yazdırabilirsiniz.

Şimdi, E3 ile E10 arasında bir hücreyi tıklarsanız, formül çubuğunda, bu satıra ait tutar rakamının başvuru adresinin değiştirildiğini, örneğin E6 için D6 olduğunu, fakat D11�in değişmeden kaldığını göreceksiniz. Bunu, D11 adresini formüle �Daima D, Daima 11� şeklinde yazdırmış olmamız sağlıyor. Kimi hesaplarda sütun adının mutlak kalmasını (örneğin $B11) veya satır sayısının mutlak kalmasını (B$11) sağlamak gerekebilir. Bazen bir sayfada aldığımız bir sonucu veya yazdığımız bir değeri, başka bir sayfada kullanmak isteyebiliriz. Diyelim ki, açık kitabın 2�nci sayfasında bir hücreye birinci sayfanın A1 hücresindeki değer ile ikinci sayfada A1�deki değeri alıp, çarpmasını sağlayan bir formül girmek istiyorsunuz. Örneğin �=Sayfa1!A1*A1� böyle bir işlemi sağlar. Ya da Excel�de iki kitap açtınız ve kitaplardan birinde, diğerininin bir sayfasında bir hücreye başvurmak istiyorsunuz. Diyelim ki Excel�de üç kitap birden açık ve Kitap1�de, bir hücrede, Kitap2�in ikinci sayfasındaki C2�nin değeri ile Kitap3�ün üçüncü sayfasındaki E8�in değerini çarpmasını gerektiren bir formül girmek istiyoruz. Bunu şöyle yapabiliriz:

=[Kitap2]Sayfa1!C2*[Kitap3]Sayfa2!E8

Buna �bağlantı başvurusu� adı verilir. aslında bağlantı başvurusu yapabilmek için Excel kitabının açık olması bile gerekmek. Sadece Excel�e kitabı sabit diskte nerede bulabileceğini ayrıntılı olarak söylemek gerekir. Örneğin:

=�c:\Belgelerim\[Kitap2]Sayfa1�!C2*�c:\Belgelerim\[Kitap3]Sayfa1�!E8

Burada dikkat edeceğiniz nokta, disk adından sayfa adına kadar olan bölümün tek tırnak işareti içine alındığıdır. Ayrıca başvuruda bulunduğunuz Excel kitabının adında boşluk varsa tek tırnak zorunluğu yine vardır. Örnek olarak biraz önce oluşturduğumuz �büro hesapları� kitabına başvuruda bulunurken, formülümüz şöyle olmalıdır:

='[büro hesabi]Sayfa1'!C2*'[büro hesabi]Sayfa1'!C8

Read More

Excel'de Hizalama

Excel, hücre içeriklerinin hizalandırılması için bir çok seçenek bulabilirsiniz. Hücreleri Biçimlendirme diyalog kutusunun ikinci sekmesi olan Hizalama�da bulabileceğiniz imkanları şöyle sıralayabiliriz:

a) Metin Hizalama: Hücre içeniğinin hücrenin kenarına göre konumunu belirler:

Yatay: Metnin, sola, ortaya veya sağa hizalanmasını sağlar.

Dikey: Metnin hücrenin üst kenarına, ortasına veya alt kenarına konumlanmasını sağlar.

Girinti: Metnin hücrenin sol kenarından itibaren kaç aralık içerde konumlandırılacağını belirler.

b) Yönlendirme: Metnin hücre içinde kaç derece eğitimli konumlandırılacağını belirler. Metnin eğimli değil, harfler düz, fakat birbirinin altına dikey olarak konumlandırılması için içinde dikey �Metin� yazısı bulunan kutuyu tıklayınız.

c) Metin Denetimi: Metnin hücre içinde nasıl genişletileceğini veya daraltılacağını bu kontrollerle sağlayabiliriz. Kimi zaman bir hücreye girdiğimiz metin, hücrenin genişliğinden fazla olur. Bu durumda üç seçeneğiniz olabilir:

Metin kaydır: Hücrenin yüksekliğini arttırarak metni hücreye sığdırmayı sağlar.

Uyacak şekilde daralt: Metnin yazı tipinin boyutunu (puntosunu) küçülterek, yazının kutuya sığmasını sağlar.

Hücreleri birleştir: Metnin hücre yüksekliği ve puntosu aynı kalmak üzere, sığabileceği kadar sağdaki hücreyi birleştirmeyi sağlar. Bu seçeneğin işleyebilmesi için sağdaki hücrelerin boş olması gerekir.

Hücre biçimlendirme ayarları içeriğe değil hücreye aittir: bir hücrenin içeriğini silyseniz bile hücreye uygulanan biçimlendirme yerinde kalır. Hücreye yazacağınız yeni öğeler, bu biçimleri alırlar. Metin biçimlendirme komutları araç çubuğundaki simgelerinden kullanılabilir. Ayrıca Biçim menüsünden Hücreleri seçerek veya klavyede Ctrl+1�e basarak da Hücreleri Biçimlendirme kutusunu açabilirsiniz.

Birleştirilmesini istediğiniz hücreleri siz de seçebilirsiniz. Birleştirilerecek hücreleri tarayarak seçin ve araç buçuğunda Birleştir ve Ortala simgesini tıklayın.

Seçtiğiniz hücrelerden birden fazlasında veri varsa, Excel sizi bu birleştirmenin sonunda sadece en soldaki hücrenin değerinin korunacağını diğerlerinin silineceğini belirterek uyarır.

Read More

Excel'de Hata Mesajları

Excel, formüllerde hata affetmez; buna karşılık hatanın neden kaynaklandığını da geniş bir biçimde anlatmaz. Excel�in belli başlı hata mesajları şunlardır:

#####

Bir hücre kendisinden daha geniş bir sayı, tarih veya saat içerdiğinde veya hücre eksi sonuç veren bir tarih ve/veya saat formülü içeriyorsa oluşur. Sütunun genişliğini arttırma, bu hatanın giderilmesini sağlar. Bunun için, sütun başlıkları arasındaki sınırı sürükleyerek, sütunu genişletebilirsiniz. Veya farklı bir sayı biçimi uygulamamak da bu hatayı çözümleyebilir. Sayıyı hücreye sığdırmak için, hücrenin sayı biçimini değiştirebilir, örneğin ondalık noktadan sonraki ondalık basamak sayısını azaltabilirsiniz. Kimi zaman bu hata tarih ve saat formüllerinin doğru olmamasından da kaynaklanabilir.

Tarihleri ve saatleri çıkardığınızda, formülü doğru bir şekilde oluşturduğunuza dikkat edin, 1900 tarih sistemini kullanıyorsanız, Excel'deki tarih ve saatler artı değerler olmalıdır. Bu nedenle, daha ileri bir tarihi veya saati daha önceki bir tarih veya saatten çıkarmak, ##### hatasına yol açabilir. (1900 tarih sistemini kullanmak için, Araçlar menüsündeki Seçenekler'i tıklayın, Hesaplama sekmesini tıklayın ve 1904 tarih sistemi onay kutusundaki işareti kaldırın.) Formülünüz doğruysa, sonuç eksi bir değer olmasına rağmen, hücreyi tarih veya saat biçimi olmayan bir biçimle biçimleyerek, değeri görüntüleyebilirsiniz. Biçim menüsündeki Hücreler'i tıklayın, Sayı sekmesini tıklayın ve tarih veya saat biçimi olmayan bir biçim seçin.

#AD?

Microsoft Excel bir formüldeki metni tanımadığı zaman ortaya çıkar. Formülde kullanılan bir adı silmiş veya varolmayan bir adı kullanmş olabilirsiniz Adın varolduğundan emin olmak için Ekle menüsünden Ad'ı seçin, sonra Tanımla'yı tıklayın. Ad listelenmemişse, Tanımla komutunu kullanarak adı ekleyin. Adı yanlış yazdı iseniz, ya yazımı düzeltin, ya da formüle doğru adı eklemek için, adı formül çubuğunda seçebilir, Ekle menüsünden Ad'ı seçebilir ve sonra Yapıştır'ı tıklayabilirsiniz. Ad Yapıştır diyalog kutusunda, kullanmak istediğiniz adı tıklayın ve sonra Tamam'ı tıklayın. Formülde doğru etiket kullanmak için Araçlar menüsünden Seçenekler'i, sonra da Hesaplama sekmesini tıklayın.

Çalışma Kitabı seçenekleri altında Formüllerdeki etiketleri kabul et onay kutusunu seçin. Bir işlevin adını yanlış yazmış olabilirsiniz. Formül Paleti'ni kullanarak, formüle doğru işlev adını ekleyin. Çalışma sayfası işlevi, bir eklenti programın bir parçasıysa, eklenti programın yüklenmesi gerekir. Bir formüle, çift tırnak içine koymadan bir metin girmiş olabilirsiniz. Girdinizi bir metin olarak kullanmak isteseniz bile, Excel girdiyi bir ad olarak yorumlamaya çalışır. Formüldeki metni, çift tırnak içine alın. Örneğin, ="Toplam miktar "&B50. Formülde aralık başvurusunda iki nokta üst üste işaretini ( geçmiş olabilirsiniz. Formüldeki bütün aralık başvurularının bir iki nokta üst üste imi ( kullandığından emin olun. Örneğin: TOPLA(A1:C10).

#BAŞV!

Bir hücre başvurusu geçerli olmadığı zaman ortaya çıkar. Başka formüllerin başvurduğu hücreleri silmiş veya bu hücrenin üzerine başka bir hücre yapıştırmış olabilirsiniz. Hatayı gidermek için formülleri değiştirin veya hücreleri sildikten veya yapıştırdıktan hemen sonra, Geri Al simgesini tıklatarak çalışma sayfasındaki hücreleri geri yükleyin. Bu hata, yerine uygun olmayan veya bozuk bir makrodan da kaynaklanabilir. İşlevi denetleyerek, bağımsız bir değişkenin geçerli olmayan bir hücreye veya hücre aralığına başvurup başvurmadığına bakın. Makro, çalışmayan bir programa veya DDE�ye başvuru yapıyor olabilir. Bu durumda ya uygulamayı başlatmak ya da DDE kullanmak gerekir.

#BOŞ!

Kesişmeyen iki alanı kesişiyormuş gibi belirttiğiniz zaman ortaya çıkar. Yanlış bir aralık işlemi veya yanlış bir hücre başvurusu kullanmış olabilirsiniz. Kesişmeyen iki alana başvurmak için, birleşim işlecini, yani virgül (,) kullanın. Örneğin, formül iki aralığı topluyorsa, iki aralığın bir virgülle ayrıldığından emin olun. Örnek: (TOPLA(A1:A10,C1:C10)). Virgül geçilirse, Excel her iki aralıkta ortak olan hücreleri toplamaya çalışır, ancak, A1:A10 ve C1:C10 aralıkları kesişmediği için, ortak hiçbir hücreleri yoktur. Aralıkların başvurusundaki yazım hatalarını gidermeniz gerekir.

#BÖL/0!

Bir formül 0'a (sıfır) bölerse, ortaya çıkar. Boş bir hücreye veya böleni sıfır olan bir hücreye olan hücre başvurusu kullanmış olabilirsiniz İşlenen boş bir hücreyse, Excel boşu, sıfır olarak yorumlar. Hücre başvurusunu değiştirmek veya bölen olarak kullanılan hücreye sıfırdan başka bir değer girmek gerekir. Bölen olarak başvurulan hücreye #YOK değerini girebilirsiniz; bu işlem, formülün sonucunu, bölen değerinin kullanılamadığını belirtmek için, #YOK yerine #BÖL/0! olarak değiştirecektir. Sıfırla (0) belirtilen bölme içeren bir formül girmiş olabilirsiniz; böleni, sıfırdan farklı bir sayı olarak yazın. Bu hata, #BÖL/0! değerini veren bir işlev veya formül içeren bir makroyu çalıştırdığınız zaman da doğar. İşlevdeki veya formüldeki bölenin sıfır veya boş olmadığına dikkat edin.

#DEĞER!

Yanlış tür bir bağımsız değişken veya işlenen kullandığında veya Formül Otomatik Düzelt komutu formülü düzeltemediğinde ortaya çıkar. Formül, bir sayı veya DOĞRU veya YANLIŞ gibi mantıksal bir değer gerektirdiği halde metin girmiş olabilirsiniz Excel, metni, doğru veri türüne çeviremez. Formülün veya işlevin, gereken işlenen veya bağımsız değişken için doğru olduğundan ve formülün başvurduğu hücrelerin geçerli değerler içerdiğine dikkat edin. Bir dizi formülü girdikten sonra Enter tuşuna basmış olabilirsiniz Dizi formülünü içeren hücreyi veya hücre aralığını seçin, formülü düzenlemek için F2 tuşuna basın, sonra CTRL+Shift+Enter tuşlarına basın. Bir hücre başvurusunu, formülü veya işlevi, dizi sabiti olarak girmiş olabilirsiniz.

Dizi sabitinin, bir hücre başvurusu, formül veya işlev olmadığına dikkat edin. Bir tek değer gerektiren bir işleme veya işleve bir aralık vermiş olabilirsiniz. Aralığı, tek bir değerle değiştirin. Aralığı, formülü içeren ya aynı satırı veya aynı sütunu içerecek biçimde değiştirin. Çoklu toplamlar veya çarplamalar yapmak üzere diktörtgen değerler dizisi (dizey) gerektiren işlevlerinin birinde, geçerli olmayan bir dizey kullanmış olabilirsiniz. Dizey'in boyutlarının, dizey bağımsız değişkenleri için doğru olup olmadığına bakın. Bu hata #DEĞER! veren bir işlev giren bir makroyu çalıştırmaktan da kaynaklanabilir. Makrodaki işlevin yanlış bir bağımsız değişken kullanmadığına dikkat edin.

#SAYI! Bir formüldeki veya işlevdeki bir sayıyla ilgili bir sorun ortaya çıktığında oluşur. Sayısal bağımsız değişken gerektiren bir işlevde kabul edilemez bir bağımsız değişken kullanmış olabilirsiniz. İşlevde kullanılan bağımsız değişkenlerin, doğru tür bağımsız değişkenler olduğuna dikkat edin. İÇ_VERİM_ORANI veya FAİZ_ORANI gibi tekrarlanan bir işlev kullanma ve işlevin sonucu bulamaması da bu hataya yol açar. İşlev için başka bir başlangıç değeri kullanmanız gerekir. Çok büyük veya çok küçük bir sayı veren bir formül girmiş olabilirsiniz. Excel�de sayıların -1*10307 ile 1*10307 arasında olması gerekir. Formülü, bu arada bir sonuç verecek şekilde değiştirmeniz gerekir.

#YOK Bir değer, bir işlevde veya formülde kullanılamadığında, ortaya çıkar. Belirli hücreler, henüz kullanılamayan veriler içeriyorsa, bu hücrelere #YOK girin. Bu hücrelere başvuran hücreler, bir değer hesaplamak yerine yerine #YOK sonucunu verecektir. YATAYARA, ARA, KAÇINCI veya DİKEYARA çalışma sayfası işlevinde aranan_değer bağımsız değişkeni için uygun olmayan bir değer vermiş olabilirsiniz. Aranan_değer değişkeninin, doğru değer türünde olduğuna, örneğin, bir değer veya bir hücre başvurusu olduğunda, fakat bir aralık başvurusu olmadığına dikkat edin. Sıralanmamış bir tabloda bir değerin yerini belirlemek için DİKEYARA, YATAYARA veya KAÇINCI işlevini kullanmış olabilirsiniz. Tablolarda veri arayan işlevlerin artan sırayla sıralanması gerekir.

Bununla birlikte, DİKEYARA ve YATAYARA işlevleri, işleve, tablo sıralanmamış olsa bile tam benzerini bulmasını öneren bir aralık_ara bağımsız değişkeni içerir. Tam bir eşdeğer bulmak için, aralık_ara bağımsız değişkenini YANLIŞ olarak belirleyin. KAÇINCI işlevi, bir benzer bulmak için, listenin hangi sırayla sıralanması gerektiğini belirten bir eşleştir_ türü bağımsız değişkene sahiptir. Eğer işlev bir benzer bulamıyorsa, eşleşitr_türü bağımsız değişkenini değiştirin. Bir bağımsız değişkeni, dizi formülünü içeren aralıkla aynı satır veya sütun sayısına sahip olmayan bir dizi formülünde kullanmış olabilirsiniz. Dizi formülü çok sayıda hücreye girilmişse, formülün başvurduğu aralıkların aynı sayıda satıra ve sütuna sahip olduğundan emin olun veya dizi formülünü daha az hücreye girin.

Örneğin, dizi formülü, 15 satır yüksekliğinde bir aralığa (C1:C15) girilmişse ve formül, 10 satır yükseklikte bir aralığa (A1:A10) başvuruyorsa, C11:C15 aralığı, #YOK görüntüleyecektir. Bu hatayı düzeltmek için, formülü daha küçük bir aralığa girin (örneğin, C1:C10) veya formülün başvurduğu aralığı, aynı sayıda satır içerecek şekilde değiştirin (örneğin, A1:A15). Yerleşik veya özel bir işlevdeki bir veya daha fazla bağımsız değişkeni unutmuş olabilirsiniz; işlevdeki bütün bağımsız değişkenleri girmeniz gerekir. Kullanılamayan bir işlevi kullanmış olabilirsiniz. İşlevini içeren çalışma kitabının açık olduğundan ve işlevin uygun şekilde çalıştığına dikkat edin. #YOK değeri veren bir işlev giren makro çalıştırmış olabilirsiniz. İşlevdeki bağımsız değişkenlerin doğru olduğuna ve doğru konumda bulunduğuna dikkat edin.

Read More

Excel'de Grafik-Veri İlişkisi

Grafik-Veri İlişkisi

Grafik sihirbazının becerikli bir yardımcı olmasına rağmen, grafiklerinizle veriler arasındaki ilişkiyi iyi bilmek, grafiklerin etkisini arttıracak düzenlemeler için şarttır. Grafiklerdeki her nokta, çubukların, pasta dilimlerinin veya çizgilerin değerleri, Excel sayfalarındaki bir hücreden alınmaktadır. Grafiklerle verilen arasındaki ilişki daima canlıdır. Bir hücredeki değeri değiştirmekle grafiğin bir çizgisinin, çubuğunun boyu, genişliği, alanı veya yüksekliği değişir. Grafiklerdeki değerleri değiştirerek de, hücrelerdeki değerleri değiştirebilirsiniz.

Burada, Excel seçtiğimiz noktanın hangi seride, hangi hücreye ait olduğunu, verinin etiketini belirtmek suretiyle gösteriyor. Veri değerini belirten noktanın üzerine geldiğinde Mouse işaretçisinin Windows�un sürükleme işaretçisine döndüğüne dikkat edin. Bu noktaları aşağı yukarı (yerine göre sağa, sola) oynattığınızda, tablodaki değerin de arttığını veya azaldığını göreceksiniz. Bir grafiğin oluşturulmasında kullandığınız veri grubun veya sayfayı silmek istediğinizde Excel sizi uyaracaktır. Böyle bir şeyi kazara yaparsanız, Geri Al yöntemlerinden biri kullanabilirsiniz.

Veriye dayanan istatistiksel grafikler, bir ya da daha çok veri dizisinden oluşur; Excel veri dizilerine Seri veya Veri Serisi adını verir. Yukarıda ele aldığımız örnekte, �Yılsonu notu� Excel için Seri 1, �Ev ödevi notu� ise Seri 2 sayılır. Bu seride yer alan her notun, bir değeri (9,75, 7, 4, vs.) ve bir de etiketi (Öğrenci 1) bulunur. Grafiklerde, etiketler genellikle bir eksene, serilerin değerleri ise diğer eksene yazılır. Yıl, not, ulusal gelir, yaş gibi seriler genellikle yatay eksende, etiketler dikey eksende gösterilir. Excel�in Veri Serileri�nde her bir değer bir veri noktası olarak gösterilir. Excel, her noktayı bir hücreye dayanarak belirlediği için grafikte her nokta diğerinden bağımsız bir nesnedir. dolayısıyla grafiklerinizi oluşturduktan sonra veriler toplu halde veya tek tek değiştirilebilir.

Bunu yapmak için, ya grafiği sağ-tıklayın; her veri serisinin çevresinde denetim noktalarının oluştuğunu göreceksiniz. Bunlardan herhangi birini Mouse işaretçisiyle tutarak, veri değerini değiştirebilirsiniz. Yine bu noktacıklardan birini sağ-tıklayarak, Veri Serilerini Biçimlendirme kutusunu da açabilirsiniz. Grafiğinizin kaynak verilerini tümden değiştirmek ve yeni veri grupları (hücre aralıkları) seçmek istiyorsanız, grafiğin boş bir yerini sağ tıklayarak, açılacak menüden Kaynak Verisi maddesini seçin. Açılacak kutuda iki sekme göreceksiniz: Veri aralığı ve Seriler. Veri aralığı sekmesinde Veri Aralığı sekme simgesini tıklayarak, sayfada yeni bir hücre aralığı seçebileceğiniz gibi, satırlarla sütunların yerini değiştirebilirsiniz. Böyle bir değişiklik veri açısından tamamen anlamsız olabilir. (Not olarak 5�e düşen öğrencilerin adlarının grafiği hiç bir anlam taşımayacaktır.)

Bu kutuda ikinci sekme olan Seriler�de kullanılan veri gruplarını (hücre aralıklarını) seçmeniz veya mevcut seçimi değiştirmeniz ve bunlara ad vermenizi sağlayan kontroller vardır. Yine bu kutuda kategori eksenine (yatay eksen, X ekseni) vereceğiniz isimlerin alacağı hücre aralığını belirleyebilirsiniz.

Read More