Excel Temel Bilgileri

Excel programi çalisma alanina girilen veriler üzerinde hesap yapabilme, verileri tabloya dönüstürebilme tablar içindeki verileri grafiklerle destekleyebilme, verileri karsilastirip sonuç üretebilme özelligine sahip; tablama, grafik olusturma, veri yönetimi ve hesaplama amaçli kullanilan Office paketinin en çok kullanilan programidir. Bu programla matematiksel islemlerin yani sira grafik olusturma, hücreleri biçimlendirme gibi özellikleri de kullanilabilir.

Satir: Ana basliklari karakterlerle belirtilmis veri alanlarina denir.

Sütun: Ana basliklari rakamlarla belirtilmis veri alanlarina denir.

Hücre: Satir ve sütunlarin kesismesinden olusan ve bilgilerin girildigi veri alanlarina denir.

Klavuz çizgileri: Satir ve sütunlari belirtmeye yarayan çizgilere denir.

Formül çubugu: Hücre içindeki verilerin takip edildigi araç çubugudur.

Çalisma Sayfasi-Tablosu

Excel’in temel çalisma ortamidir. Veriler bu çalisma alanindaki hücrelere girilir. Sütunlar A’dan IV’ye kadar (256 sütun ), satirlar 1'den 65536’ya (65536 ) kadardir. Bir Excel çalisma sayfasinda 16 777 216 tane hücre vardir. Bir Excel dosyasi (*.xls ) çalisma kitabindan, kitap çalisma sayfalarindan, sayfalar ise hücrelerden olusmaktadir. Her hücrenin belli bir adresi vardir. Bu hücre adresleri Ad kutusundan takip edilir. Bir hücre adresi; sütun adi ve satir adinin birlesiminden olusur. (A1 , C18, H58.....gibi )

Veri Girisi

Hücrelere 4 degisik (metin, sayi, formül, islev ) bilgi girilebilir. Hücrelere veri girisi yapildiktan sonra ENTER tusu kullanilmalidir. ENTER tusuna basildiktan sonra hücre göstergesi alt hücreye geçecektir. SHIFT+ENTER bir üst hücreye, TAB tusu bir sag hücreye, SHIFT+TAB tuslari ise bir sol hücreye hareket edecektir. Hücre içindeki veriler Formül Çubugundan takip edilir.

Hücre Içerigini Düzenleme Bir hücreye veri girildikten sonra hücre içerikleri degistirilebilir. Özellikle verinin veya formülün uzun olmasi durumunda veriyi degistirmek gerekebilir. Bunun için;

a ) F2 tusu,
b ) Hücreye çift tiklama,
c ) Formül çubuguna tiklama.

1 ) Sayilar

Excel programinda islem görecek asil veriler sayilardir. Excel’in kullanim amacida zaten sayilari islemek ve sonuçlar çikarmaktir. Sayilarin ve metinlerin birlesiminin metin olarak kabul edildigi unutulmamalidir. Tüm sayilar saga hizalidir. Sayilarin girilmesi sirasinda ##### karakterlerin veya 4E+06 gibi ifadelerin hücrelerde görülmesi o sayinin hücreye sigmadigi anlamindadir.

Bu durumda sütunun genisligi ayarlanmalidir.

1 ) Para birimi: Seçili hücreler içindeki sayi bilgilerini TL biçiminde görmek için kullanilir.
2 ) Yüzde Stili: Hücre içindeki sayilari yüzdelik biçimde göstermek için kullanilir.
3 ) Binlik Ayraç Stili: Sayi bilgilerini binlik basamaklarina ayirmak için kullanilir.
4 ) Ondalik arttir/Ondalik azalt: Ondalik kisimdaki basamak sayisini arttirmak & azaltmak için kullanilir.
5 ) Bilimsel Sayi Biçimi: Büyük sayilari daha kolay görmek için kullanilir. (4E+07 )

1 ) Metinler

Metin bilgi (text ), metin yada karakter bilgi anlamina gelir. Bu bilgi tipi harflerden olusur. Metinler sola hizalidir. Ayrica metin bilgileri içinde sayilarda kullanilabilir.

BOYUTLANDIRMA

Bir hücrenin genisligi sütuna, yüksekligi ise satira baglidir. Tek basina bir hücre boyutlandirilamaz. Boyutlandirilan o satirdaki veya sütundaki tüm hücrelerdir. Boyutlandirma islemlerini su sekillerde yapabiliriz:

1 ) Satir/sütun basliklari arasinda sürükleme.
2 ) Sütun basliklari arasina çift tiklama.(Sütun içindeki hücrelerde yer alan en uzun veriye göre boyutlandirilacaktir )
3 ) Biçim-Satir-Yükseklik & Biçim-Sütun-Genislik
4 ) Birden fazla satirin & sütunun yüksekligini-genisligini ayni yapmak için sütun veya satirlar seçildikten sonra basliklar arasinda sürükleme uygulanir.

SEÇIM ISLEMLERI

Windows altinda çalisan bütün programlarda bir prensip vardir. Bu da “Önce seç sonra yap”tir. Ne yapmak istiyorsaniz ilk önce onunla ilgili veri alanlarini seçmeli daha sonra istenilen islemi yapmalisiniz. Excel’de en çok yapilan islemlerden biri de seçim islemleridir.

a ) SHIFT + Yön tuslari & Fare ile sürükleme: Serbest seçim
b ) SHIFT + Home / SHIFT + End: Bulunulan hücreden satir basina / satir sonuna kadar seçim
c ) Satir / Sütun basligina tiklama: Satir/Sütun seçimi
d ) Satir / Sütun basligina sürükleme: Birden fazla satir/sütun seçimi
e ) CTRL + Space (Bosluk ): Sütun seçimi
f ) SHIFT + Space (Bosluk ): Satir seçimi
g ) CTRL + SHIFT+Space (Bosluk ): Tüm sayfa seçimi
h ) CTRL + B: Tüm sayfa seçimi
i ) CTRL + * :Tablo seçimi (Hücre göstergesi seçilecek tablo içinde olmalidir )
j ) SHIFT + Tiklama: Aralik seçimi
k ) CTRL + Tiklama: Bagimsiz hücre seçimi

Formül Girisi

Excel’in en önemli özelligi hücreye girilen formüllerdir. Formüller diger hücreler içindeki veriler üzerinde istedigimiz islemi yapmamizi saglar. Hücrelere formül girmeden önce (= ) isareti kullanilmalidir. Eger formüllere esittir ile baslanmazsa o veriler Excel tarafindan formül olarak algilanmaz ve bir sonuç üretmez.

3 ) Dört Islem

Dört islem (+, -, *, / )’dan olusur. Formüllere (= ) ile baslanir. Formüllerde sayilar disinda hücre adresleri de kullanilabilir. Örnegin; =A1+A2-A3....., =B3*C6/D2.....gibi. Formüllerde hücre adreslerinin kullanilmasi formülleri güncelleme açisindan daha avantajli oldugundan formüllerde sayilar degil hücre adreslerini kullanilmak gerekir.

Yüzde Hesaplamalari

Herhangi bir hücrede belirtilen sayinin belirtilen oran kadar yüzdesinin hesaplanmasidir. I ) =HücreAdi*Katsayi/100 II ) =HücreAdi*Katsayi% III )=HücreAdi*0,Katsayi

Hücre Kopyalama & Tasima

Hücre içinde yer alan verileri (metin, sayi, formül, islev ) diger hücrelere uygulamak için bir çok yöntem vardir. Bunlardan en çok kullanilan 3 yöntem ise; Birinci yol; bir hücreye kullanilacak formül girildikten sonra formülle birlikte formülün uygulanacagi hücreler de seçilir. Formül F2 tusuyla güncellestirildikten sonra Ctrl+Enter tuslari kullanilir. Ikinci yol ise; hücrenin sag alt kösesinde yer alan Hücre Kulpundan fare ile sürüklemektir. Üçüncü yol ise; hücre kulpuna çift tiklamaktir. Hücreleri tasimak içinse Hücre çerçevesi (Hücrenin kenarindaki ok biçimi & CTRL+X ) kullanilir.

4 ) ISLEVLER

a ) Bugün:
Bulunan günün tarihini verir.
=Bugün( )

b ) Simdi:
Bulunan günün tarihiyle birlikte ve saatini de verir.
=Simdi( )

c ) Topla:
Belirtilen araliktaki hücrelerin toplamini verir.
=Topla(BaslangiçHücresi:BitisHücresi )

d ) Çarpim:
Belirtilen aralikta bulunan hücrelerin çarpimini verir.
=Çarpim(BaslangiçHücresi:BitisHücresi )

e ) Mak:
Belirtilen aralikta bulunan en büyük degeri bulmak için kullanilir.
=Mak(BaslangiçHücresi:BitisHücresi )

f ) Min:
Belirtilen aralikta bulunan en küçük degeri bulmak için kullanilir.
=Min(BaslangiçHücresi:BitisHücresi )

g ) Ortalama:
Belirtilen araligin ortalamasini almak için kullanilir.
=Ortalama(BaslangiçHücresi:BitisHücresi )

h ) Tamsayi:
Sayilarin ondalik kismini atip tam sayisini almak için kullanilir. Tamsayi islevinde virgülden sonraki sayinin büyük veya küçük olmasini bir önemi yoktur.
=Tamsayi(HücreAdi )

i ) Yuvarla:
Ondalikli bir sayiyi belirtilen bir basamaga yuvarlamak için kullanilir.Ondalik artir-azaltin islevsel karsiligidir =Yuvarla(HücreAdi;Basamak )

j ) Karekök:
Herhangi bir hücrede bulunan pozitif bir sayinin kare kökünü alir.
=Karekök(HücreAdi )

k ) Cos:
Bir açinin kosinüsünü bulmak için kullanilir.
=Cos(HücreAdi )

l ) Uzunluk:
Bir metin içindeki karakterlerin sayisini verir.
=Uzunluk(HücreAdi )

m ) Lira:
Belirtilen hücreyi lirali ifade etmek için kullanilir.
=Lira(HücreAdi;Basamak )

n ) Eger (mantiksal sinama ):
Bir hücrede elde edilen sonuçlara göre kullanici tarafindan verilen sartlara uygun sonuçlar üretmek için kullanilir. Eger fonksiyonu sarta bagli olarak sonuç üreten bir fonksiyondur.Eger fonksiyonu ile hücre içindeki deger, karsilastirma operatörleri kullanilarak baska degerlerle karsilastirilir.
=Eger(Sart;Dogruysa;Yanlissa )

Sart: Bulunan degerlerin karsilastirilacagi kisim.
Dogruysa: Sartin gerçeklesmesi durumunda üretilecek sonucun yer aldigi kisim.
Yanlissa: Sartin gerçeklesmemesi durumunda üretilecek sonucun yer aldigi alternatif kisim.

Aritmetik operatörler (/, *, -, +, % )Basit matematik islemler uygular, sayisal degerleri birlestirip sonuçlar üretir.

Karsilastirma operatörleri (<, >, =, >=, <= )Iki degeri karsilastirir.Yanlis&dogru olmak üzere mantiksal degerler üretirler. Not: Eger islevi içinde bir metin kullanilacaksa bu metinler tirnak (“ ) içinde yazilmalidir. Dogruysa veya yanlissa kisminda sadece metin degil sayi, formül veya islevde kullanilabilir. Iç içe en fazla 8 Eger kullanilabilir (9 sart ).

0 ) Egersay:

Belirtilen aralikta bulunan ve istenen sarti saglayan hücrelerin sayisini verir. =Egersay(BaslangiçHücresi:BitisHücresi;Kosul )
Not: Istenen kosul metinse bu metin tirnak (“ ) içinde yazilmalidir.

p ) Büyük:
Belirtilen araliktaki en büyük n degerini verir.
=Büyük(BaslangiçHücresi:BitisHücresi;n )
Örnegin; A1:A15 araligindaki en büyük ikinci degeri bulmak için; =Büyük(A1:A15;2 ) yazilmalidir.

r ) Küçük:
Belirtilen araliktaki en küçük n degerini verir. =Küçük(BaslangiçHücresi:BitisHücresi;n )

s ) Ençok_olan:
Belirtilen aralikta en çok geçen degeri bulmak için kullanilir.
=Ençok_olan(BaslangiçHücresi:BitisHücresi )
Not: Eger bütün degerler esit sayidaysa veya aralikta sayi içermeyen bir hücre varsa #N/A seklinde bir ifade görülür.

t ) Bosluksay:
Belirtilen araliktaki bos hücrelerin sayisini verir. =Bosluksay(BaslangiçHücresi:BitisHücresi )

u ) Bag_deg_dolu_say:
Bir araliktaki bos olmayan hücreleri sayisini verir.
=Bag_deg_dolu_say(BaslangiçHücresi:BitisHücresi )

v ) Bag_deg_say:
Belirtilen araliktaki hücrelerde sayi olanlarin miktarini verir.
=Bag_deg_say(BaslangiçHücresi:BitisHücresi )

w ) Yada:
Bagimsiz degiskenlerden biri dogruysa dogruyu verir, tüm bagimsiz degiskenler yanlissa yanlisi verir. Yani sartlardan en az birinin gerçeklesmesi durumu için kullanilir.
=Eger(Yada(A1=2;A2=3;A4=5 );”Dogruysa”;”Yanlissa” )
Burada 3 ayri sart birden belirtilmis oluyor. A1 hücresinin 2 olmasi veya A2 hücresinin 3 olmasi veya A4 hücresinin 5 olmasi. Eger bunlardan biri gerçeklesiyorsa sart gerçeklesir.

y ) Ve:
Birden fazla sartin hepsinin ayni anda gerçeklesmesi durumlarinda kullanilir. Tüm bagimsiz degiskenleri dogruysa dogruyu, bir yada daha fazla bagimsiz degiskeni yanlissa yanlisi verir. Daha çok eger fonksiyonu içinde birden fazla sarti belirtmek için kullanilir.
Not: Bir dizi yada basvuru bagimsiz degiskeni metin yada bos hücreler içeriyorsa bu degerler gözardi edilir. Belirlenen aralik hiçbir mantiksal deger içermiyorsa, Ve islevi #DEGER hata degerini verir.

z ) Eleman:
Belirlenen degerleri yine belirlenen kodlarla belirtmek için kullanilir. Burada en fazla 29 deger belirtilebilir.
=Eleman(HücreAdi;”deger1”;”deger2”;.... )

REFERANSLAR

Excel’de hücreler, sütun ve satir numaralari ile gösterilirler. Baska bir ifadeyle hücrenin referansi sütun ve satir numarasidir. Referanslar 3 türlüdür:

A ) Göreceli Referans

Hücrenin adresinin birbirlerine göre verilmesidir. Yani A1 ve A2 hücresi A3 hücresinin üzerinde yer alan 2 hücredir. Excel bu tür referans yöntemini kullanir. Bu referansin avantaji belli hücrelere uygulanmis formüllerin diger hücrelere kolayca uygulanmasini kolaylastirmaktir.

B ) Mutlak Referans

Hücre adreslerinin tam adresi ile gösterilmesidir. Yani hücrelerin adreslerinin $A$1 biçiminde degismez olarak gösterilmesidir. Mutlak referansin amaci; öncelikle göreceli adreslemeyi durdurmaktir. Hücrelerin adreslerinin gidilen her yerde korunmasiyla ilgilidir. Mutlak adres kullanmak için hücre adresinin sütun ve satir numarasinin önüne $ isareti eklenir.

C ) Karisik Referans

Göreceli ve mutlak adreslerin birlikte kullanildigi referans biçimidir. $A1 referansi, A1 hücresinin sütun numaralari açisindan mutlak adrese sahip oldugunu, satir numaralari açisindan göreceli adrese oldugunu gösterir.
Not: Kopyalama yönüne dogru (yatay-dikey ) satir veya sütun bilgileri degismektedir. Formülde kullanilacak bir hücreyi sabitlenmek istendiginde sabitlenecek hücrenin satir ve sütun adlarinin basina ($ ) isareti konmalidir.

ADRESLEME

Bir basvuru, çalisma sayfasi üzerinde bir hücre yada hücreler grubunu tanimlar ve formüllerde de bu hücre adresleri kullanilir. A1, B5, D11.... gibi hücre adresleri Göreli adreslemelerdir. Microsoft Excel varsayilan olarak göreceli adresler kullanir. Mutlak adresli bir formülü tasidiginiz veya kopyaladiginiz da ise, Microsoft Excel mutlak adresi asil formülde görüldügü sekilde kopyalar. Göreceli adresler, otomatik olarak yeni konuma uyum sagladiklarindan, tasinan veya kopyalanan formüldeki göreceli adresler asil formüldeki adreslerden daha farkli hücrelere basvururlar. A1 hücresinin göreceli adresi:A1, mutlak adresi: $A$1’dir.

HATALAR

a ) ##### hatasi: Hücreye sigmayacak kadar bir sonuç çikartan bir formül kullanilmis veya hücre içindeki veri o hücreye sigmiyor demektir. Bunun için sütunu genisletmek gerekir.
b ) #AD? hatasi: Excel’de bulunmayan bir islev kullanildiginda bu hata çikacaktir.
c ) #SAY! hatasi: Sayi ile ilgili bir problem oldugunda olusur.
d ) #BASV! hatasi: Geçerli olmayan bir hücre basvurusunda olusur.
e ) #DEGER! hatasi: Bir sayi yada mantiksal deger gerektiren bir yere metin girilmesi durumunda olusur.
f ) #SAYI/0! hatasi: Bir sayinin sifira bölümünde olusacak basvurudur.

ISLEV YAPISTIR

Islev yapistir diger adiyla fonksiyon sihirbazi olarak bilinen Excel fonksiyon tablosu tüm islevlerin bir arada bulundugu ve formüllerin otomatik olarak olusturuldugu yardimci menü seçenegidir. Bu islem için Ekle-Islev veya S.A.Ç’nda yer alan simgesi kullanilir. Kisa yol tuslari ise SHIFT + F3’tür.

OTOMATIK BIÇIM

Seçili tablara hazir biçimler ve sablonlar uygulamak için Biçim menüsünde yer alan Otomatik Biçim seçenegi kullanilir. Burada belli formatlar sunulur. Seçenekler sekmesinden ise istenilen alanlardaki biçimler fare ile tiklanarak kaldirilir.

KÖPRÜ

Belge içinde yer alan belirli bir konuma (baslik, yer isareti..vb. ), baska bir programa veya Internet ortamindaki bir URL’ye baglanti olusturmak için kullanilir. Köprü olusturmadan önce nereye köprü olusturulacaksa oraya yer isareti verilmelidir.

Köprü olusturmak için;

a ) Ekle menüsünden Köprü
b ) Farenin sag tusu-Köprü
c ) ALT+CTRL+K
d ) Standart Araç Çubugunda yer alan simgesi kullanilir.

TOPLAMA YÖNTEMLERI

a ) (+ ) Toplama islemi ile,
b ) Topla islevi ile,
c ) Seç-ALT+SHIFT+0 (Otomatik toplamin kisa yol tuslari )
d ) Seç-S.A.Ç’ndaki simgesi (Otomatik toplamin simgesi )
e ) Seç-Durum çubuguna bak. (Bu yöntem seçili hücrelerin toplamini, ortalamasini vb. görmek için kullanilabilir )

KOSULLU BIÇIMLENDIRME

Hücrelerde elde edilen sonuçlara göre hücrelerin biçimini degistirmek için kullanilir. Yani hücre içindeki verilerin bir sarta bagli olarak biçimlendirilmesidir.

a ) Biçimlendirilecek hücreler seçilir.
b ) Biçim menüsünde yer alan Kosullu Biçimlendirme seçenegi tiklanir.
c ) Kosul 1 listesinden Hücre degeri (hücreyi sayisal bir deger yada bir hücre degeriyle karsilastirir ) veya Formül (Hücreyi bir formülün sonucu ile karsilastirir )’den biri seçilir.
d ) Kosulun 2.listesinden arasinda, esittir veya büyüktür gibi bir operatör seçilir.
e ) Sonraki kutuya karsilastirilacak deger veya hücre adresi yazilir.
f ) Biçim dügmesi tiklanarak verdiginiz kritere uygun sonuçlar üretildiginde yapilacak biçimler belirlenir.
g ) Ekle dügmesi kullanilarak diger kosullarda belirlenir.
Not: Eger islevi hücre içeriklerini, kosullu biçimlendirme ise hücre biçimlerini degistirir.

YAKINLASTIR

Sayfanin ekran üzerindeki görünümünü ayarlamak için; S.A.Ç’ndaki simgesi veya Görünüm menüsünde yer alan Yakinlastir seçenegi kullanilir.

PENCERE

Ayni anda birden fazla çalisma kitabini görüntülemek için Pencere menüsündeki Yerlestir seçenegi kullanilir. Ayrica bu menüden açik olan tüm kitaplara da ulasilabilir. Böl seçenegi Excel kitabini yatay veya dikey olarak bölmek için kullanilir. Excel kitabina 2 veya 4 farkli açidan bakilmasini saglar. Bölmeleri dondur seçenegi ise; istenilen satir veya sütunlari ekranda sabitlemek için kullanilir (Hücre göstergesi bölme yapilacak satirin altinda, sütunun saginda olmalidir ). Örnegin; tablo basliklarini ekranda sabitlemek için kullanilabilir. Böylece büyük tablarda çalismayi kolaylastirir.

AD TANIMLAMA

Bir hücreye sahip oldugu erisim disinda baska bir isim verilmesini saglar. Tanimlanan bu isim hücre adreslerinde kullanilabilir. Özellikle büyük tablarla çalistirmayi kolaylastirir. Hücreler isim tanimlamak için Ad kutusu veya Ekle-Ad-Tanimla seçenekleri kullanilir. Hücrelere tanimlanmis isimleri silmek içinse yine Ekle-Ad seçenekleri kullanilir. Not: Ad kutusu uzak hücre erisimleri için ve özellikle büyük tablo seçimlerinde de kullanilir.

AÇIKLAMA

Hücre içindeki verilere açiklama bilgisi eklemek amaciyla kullanilan fonksiyondur. Bunun için Ekle menüsündeki Açiklama seçenegi veya hücre alt menüsü kullanilir. Açiklamalari silmek için Düzen menüsü veya hücre alt menüsü kullanilir. Kisa yol tuslari ise SHIFT + F2’dir.